Assistant(e) Administratif(ve) BTP (H/F)

Son rôle est d'assurer la coordination administrative et organisationnelle des chantiers,
en veillant à la bonne affectation du personnel, au suivi des plannings, ainsi qu'au
respect des obligations administratives, réglementaires et de sécurité.
Elle constitue un point central entre les clients, les operateurs, les équipes de chantier,
l'exploitation et la direction.
Son rôle est également de contribuer à garantir que chaque chantier dispose, au bon
moment, des ressources humaines et matérielles nécessaires, avec les documents et
autorisations requis.
A. Planification des chantiers

• Enregistrer les dates, horaires, lieux et contraintes des chantiers.
• Élaborer et mettre à jour le planning quotidien et hebdomadaire.
• Anticiper les besoins en personnel et en matériel.
• Vérifier la disponibilité des équipes,
• Organiser les affectations en fonction:
• des compétences;
• des habilitations;
• des disponibilités;
• des horaires;
• des lieux d'intervention;
• des contraintes du chantier.
• Prévenir les équipes des changements de planning.
• Gérer les imprévus et rechercher des solutions de remplacement.
• Assurer la transmission des informations entre l'exploitation et les équipes terrain.
• Tenir à jour les tableaux de planning et de suivi.
  B. Affectation et suivi du personnel
• Affecter les salariés aux différents chantiers.
• Vérifier que les personnes affectées disposent des qualifications, autorisations et
  habilitations nécessaires à leur mission.
• Suivre les disponibilités et absences.
• Anticiper les besoins de remplacement.
• Alerter la hiérarchie en cas de difficulté d'effectif ou de non-conformité.
  C. Gestion administrative des chantiers
• Préparer et transmettre les documents nécessaires aux interventions.
• Vérifier la présence des documents administratifs requis avant le démarrage du
  chantier.
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
• Mettre à jour les fiches clients et chantiers.
• Assurer le suivi administratif entre le chantier et le service facturation.
  D. Sécurité administrative et conformité
  Participer activement au suivi administratif de la conformité des salariés, des chantiers
  et des matériels.
  Suivi des chantiers
• Vérifier que les documents demandés pour les interventions sont disponibles.
• Assurer le suivi administratif des documents de sécurité transmis par les clients ou
  nécessaires à l'intervention.
• Centraliser les informations relatives aux consignes particulières des chantiers.
• Signaler toute anomalie ou document manquant avant l'intervention.
• Assurer la traçabilité des documents.
  Suivi du matériel
• suivre les documents administratifs des engins et matériels;
• vérifier les échéances des contrôles réglementaires applicables;
• s'assurer que le matériel présentant une anomalie ou une restriction d'utilisation est
  identifié et traité selon les procédures internes.
  E. Gestion des imprévus
  L'assistante doit être capable de réagir rapidement aux aléas de l'exploitation:
• absence d'un salarié;
• panne d'un engin;
• retard d'un chauffeur;
• modification de dernière minute du chantier;
• changement d'horaire;
• demande urgente d'un client;
• indisponibilité d'un matériel;
• document manquant ou arrivé à échéance.
  Identifier les solutions possibles, réorganiser le planning dans le cadre de ses
  responsabilités et alerter immédiatement sa hiérarchie lorsque la situatioN