Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)

MISSIONS:

• Assurer le secrétariat administratif et commercial;
• Assurer l'interface avec les différents services de l'entreprise et leur personnel;
• Gérer le suivi des chantiers à l'aide de Batigest, Excel et Word, Pennylane
• Gérer le suivi des commerciaux, des cahiers de commande et de vente à l'aide de Batigest, Excel et Word, PENNYLANE, BATICAR, Bi reporting
• Rendre compte à la Direction.

1. Secrétariat administratif et commercial

• Assurer le standard téléphonique
• Gérer le courrier (départ, arrivée, classement, suivi)
• Gérer les relations téléphoniques avec les clients. Orienter toute demande de la part des prospects ou des clients vers les personnes compétentes;
• Frapper les courriers, mails en provenance des différents services, puis assurer la bonne diffusion des documents;
• Enregistrer les commandes sur le logiciel Batigest, créer certains devis à la demande de la direction
• Suivre les contrats de sous-traitance établis par le conducteur de travaux, et gérer trimestriellement les dossiers administratifs des sous-traitants
• Gérer le cahier de commandes et celui des ventes;
• Gérer les réclamations clients et en assurer le suivi;
• Répondre aux demandes de documentation. Gérer l'envoi des échantillons;
• Gérer la production des devis. Rédiger les devis standards sur demande des clients ou des commerciaux, en appliquant les éléments des tarifs et les conditions définies par la direction générale;
• Faire préparer par les services concernés tous les éléments nécessaires aux devis non standards pour pouvoir répondre rapidement aux clients;
• Assurer la constitution, la mise à jour, le classement, la sauvegarde, l'archivage des dossiers, des fichiers prospects et clients et plus généralement de tous documents commerciaux;
• Suivre les dossiers de financements clients
• Faire des appels de fonds pour les clients qui ont fait un prêt personnel auprès de leur banque
• Préparer les voyages du service, effectuer toutes les réservations nécessaires
• Assurer toutes réservations marketing ( foires, stands grandes surfaces, marchés..).
• Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau (papiers et autres) et centraliser les commandes
• Collaborer sur certains dossiers pour l'amélioration continue du service
• Assurer l'archivage de dossiers
• Etablissement des factures et avoirs clients selon process
• Suivi des PV de réceptions
• Archivage du dossier administratif par clients

1. Suivi des activités de production

• Affectation des chantiers pour chaque dépense
• Tenue des tableaux de stocks établis par le conducteur;
• Gestion de l'arrivée sur Pennylane des factures fournisseurs
• Contrôler les tarifs de certains fournisseurs et faire viser celles-ci puis s'assurer de leur transmission au service comptabilité
• Demande des avoirs fournisseurs et suivi de ces derniers
• Mise à jour de la trésorerie clients; et pointage de la trésorerie avec le conducteur de travaux chaque semaine
• Assurer la gestion des tableaux de bord de l'activité Production;
• Participer à l'organisation des réunions du service sur la demande de la direction ou des services associés et en assurer le secrétariat (compte rendu, gestion des actions envisagées);
• Assurer la circulation de l'information auprès des différents services
• Suivi des SAV
• Suivi des bons de commande

1. Suivi des commerciaux

• Gérer le suivi des commerciaux du système informatique, saisie des fiches clients et prospects,
• Assurer la gestion du tableau de bord de l'activité des commerciaux;
• Assurer la gestion de tous les fichiers prospects définis par la direction commerciale;
• Participer à l'organisation des réunions commerciales sur la demande de la direction commerciale et en assurer le secrétariat (compte rendu, gestion des actions envisagées)

Logiciel SAGE et PENNYLANE