Meeting & Event Coordinator (H/F)

Responsabilités principales:

Support événementiel

• Assurer des opérations conformes aux standards du EMEA M&E Services playbook
• Coordonner les événements sur site
• Préparer les espaces de réunion/événements (mobilier, restauration, fournitures de bureau)
• Réapprovisionner les salles de réunion selon les besoins (boissons, débarrasser la vaisselle)
• Vérifier tous les espaces avant les événements
• Vérifier l'exactitude des livraisons et intervenir si nécessaire
• Accompagner les fournisseurs d'événements (restauration, technique, décoration)
• Installer la signalétique sur les panneaux d'affichage

Administration et planification d'événements

• S'assurer que toutes les demandes de réunions et d'événements reçoivent une réponse dans les délais
• Servir de point de contact principal pour les organisateurs d'événements et les fournisseurs pendant la planification
• Organiser les réunions nécessaires à la planification et fournir les informations aux organisateurs d'événements
• Soutenir l'administration, l'organisation et la planification des réunions
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir des devis et garantir que les interventions se déroulent comme prévu
• Effectuer des audits réguliers de contrôle des stocks (mobilier, équipement, ustensiles)
• Passer les commandes et suivre les livraisons en temps opportun

Conformité et sécurité

• Respecter les réglementations en matière de santé, sécurité et sûreté pour chaque événement
• Exécuter les procédures d'évacuation incendie/urgence du bâtiment
• Remonter les problèmes et défis au coordinateur senior en temps opportun

Opérations quotidiennes

• Participer aux réunions quotidiennes/hebdomadaires/mensuelles et aux points avec les parties prenantes des opérations (service de nettoyage, services de réunion)
• Communiquer quotidiennement avec l'équipe REWS Hospitality & Events
• Suggérer des améliorations pour l'expérience client
• Adopter une approche flexible concernant les horaires de travail variables selon les besoins de l'entreprise
• Effectuer des tâches ponctuelles pour répondre aux besoins de l'entreprise

Compétences et expérience:

• Bac +3 (Bachelor of International Business...)
• 3 à 4 ans d'expérience en coordination d'événements dans les secteurs du luxe, de l'hôtellerie (incluant la gestion de réunions et
  d'opérations hôtelières) et en entreprise (corporate).
• Maîtrise du français et de l'anglais (écrit et oral). La maîtrise d'une autre langue est un plus (arabe).
• Solides compétences en planification et coordination avec capacité à gérer plusieurs événements et relations avec les fournisseurs simultanément
• Connaissance des réglementations en matière de santé et sécurité et des normes de conformité événementielle
• Maîtrise des systèmes de réservation et des outils de gestion opérationnelle
• Excellentes capacités de résolution de problèmes avec aptitude à travailler sous pression
• Flexible et adaptable avec une approche pratique de la préparation et de la réalisation d'événements