Receptionniste (H/F)

Au sein de l'établissement, vous assurez un accueil irréprochable et contribuez au bon déroulement des activités quotidiennes. Véritable premier point de contact, vous veillez à offrir une expérience de qualité aux visiteurs, clients et interlocuteurs, tout en garantissant une gestion rigoureuse des demandes et des informations.

Vos principales responsabilités

• Accueillir physiquement et orienter les visiteurs avec professionnalisme et courtoisie.
• Répondre aux appels téléphoniques, identifier les demandes et les transférer aux interlocuteurs concernés.
• Gérer les arrivées et départs des visiteurs, en assurant le suivi des procédures internes.
• Traiter les demandes d'information et fournir des réponses précises dans le respect des consignes établies.
• Assurer la gestion du courrier, des colis et des documents entrants et sortants.
• Organiser et mettre à jour les plannings de réservation, de rendez-vous ou de salles selon les besoins du service.
• Veiller à la bonne tenue de l'espace d'accueil et au respect des standards de présentation.
• Effectuer diverses tâches administratives courantes en appui aux équipes internes.

Nous recherchons un professionnel doté d'un excellent sens de l'accueil, capable de représenter l'établissement avec sérieux, courtoisie et efficacité. Véritable point d'entrée de l'organisation, vous savez instaurer un climat de confiance dès le premier contact et garantir une prise en charge irréprochable des visiteurs, clients et interlocuteurs.

Compétences attendues

• Accueil physique: vous accueillez et orientez les visiteurs avec professionnalisme, en veillant à offrir une expérience de qualité et conforme aux standards de l'établissement.
• Gestion des appels téléphoniques: vous répondez avec clarté et efficacité, identifiez les demandes et assurez leur transfert vers les interlocuteurs appropriés.
• Gestion du courrier: vous prenez en charge les courriers, colis et documents entrants et sortants avec méthode et fiabilité.
• Gestion des plannings: vous organisez et mettez à jour les réservations, rendez-vous ou salles avec précision, en tenant compte des priorités du service.
• Tâches administratives: vous réalisez les opérations courantes avec rigueur, en apportant un soutien efficace aux équipes internes.
• Suivi des procédures internes: vous appliquez strictement les consignes établies et veillez au respect des règles en vigueur.

Qualités personnelles recherchées

• Communication: vous vous exprimez avec aisance, écoutez attentivement et adaptez votre discours à chaque interlocuteur.
• Sens du service: vous placez la satisfaction des visiteurs et des équipes au coeur de vos priorités.
• Courtoisie: vous adoptez en toutes circonstances une attitude respectueuse, polie et professionnelle.
• Organisation: vous savez gérer plusieurs demandes simultanément tout en maintenant un haut niveau de qualité.
• Rigueur: vous accordez une attention particulière aux détails et assurez un suivi fiable des informations et des procédures.
• Gestion du stress: vous restez calme, réactif et efficace, même dans les situations nécessitant une forte capacité d'adaptation.