Chargé de la gestion du conseil académique (H/F)

Mission

Affecté(e) au sein du Cabinet de la Présidence de l'université d'Orléans, vous avez pour mission d'assister le/la Président/e du Conseil académique (CAc) et de venir en appui des autres assistantes de direction du
Cabinet de la présidence en cas de besoin.

Activités principales

Assurer la gestion et le secrétariat du Conseil Académique (plénières et restreintes) en lien avec le/la Présidente/e du Conseil Académique

• Elaborer le calendrier des réunions (plénières et restreintes) et le communiquer auprès des membres et des personnels de l'université;
• Rédiger l'ordre du jour et préparer les convocations;
• Préparer les différents dossiers en lien avec les services et mise en forme des documents destinés aux membres de cette instance;
• Mettre en œuvre la logistique nécessaire à la bonne tenue des réunions;
• Assurer le bon déroulé des séances (gestion des supports de présentation, gestion des présences, vérification du quorum, gestion des votes,.);
• Rédiger les projets de procès-verbaux et de délibérations, les transmettre et en assurer le suivi;
• Mettre en ligne les informations sur l'intranet;
• Préparer le projet de bilan après séance (à faire valider puis à transmettre à l'ensemble des personnels de l'Université après chaque séance);
• Assurer une mission de coordination et d'harmonisation des activités et des processus de gestion de la CFVU et de la CR.

Assister le/la Président.e du Conseil Académique dans l'organisation de ses missions:

• Gérer l'emploi du temps et le suivi de certains dossiers dans le respect des échéances;
• Organiser et préparer les déplacements;
• Participer à la mise en place des plannings des différentes instances;
• Préparer et suivre les réunions (convocation, rédaction de l'ordre du jour, prise de notes);
• Gérer les représentations au sein des différentes instances et réunions: préparation et envoi des mandats de représentation/délégation;
• Rédiger divers documents (courriers, mails, comptes rendus, rapports, etc.) et participer au classement.

Assurer la gestion administrative et des missions transverses:

• Assurer la réception et le suivi des courriers, notes, mails ainsi que la diffusion de l'information;
• Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion administrative;
• Gérer les appels téléphoniques;
• Assurer un appui administratif auprès du directeur de cabinet et des membres de la Gouvernance mais également auprès des autres assistantes du Cabinet en cas de besoin;
• Assurer l'organisation de séminaire d'établissement en fonction de son périmètre d'activités;
• Participer à tour de rôle aux séances de conseils et commission (CA, CAc,CR, CFVU).

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience professionnelle

Formation Bac à Bac+2 orientée vers l'assistanat de direction;
Maîtrise des techniques de prise de notes;
Appétence pour la rédaction et la mise en forme de comptes rendus de réunion;
Bonne maitrise des outils bureautiques.

Compétences et qualités requises

Maîtriser les modes de communication écrite ou orale;
Savoir rédiger des comptes rendus de réunion;
Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint, faire face aux situations d'urgence;
Savoir faire preuve d'initiative et savoir rendre compte;
Savoir s'adapter aux changements;
Être capable de suivre et respecter les échéances et de gérer les priorités;
Savoir partager l'information et communiquer sur cette information;
Savoir travailler en équipe

Contact:
Mme TOUSSAINT - Cheffe de Cabinet