Secrétaire universitaire auprès des personnels HU (H/F)

Au sein du département de la formation médicale (DFM) votre mission est d'apporter un soutien administratif à la vice-présidente médecine ainsi qu'aux personnels HU dans le cadre de la création de la formation médicale et de l'UFR santé.

Activités principales
En cohérence avec les orientations stratégiques de l'établissement et pour renforcer son attractivité, vos activités seront les suivantes:

Apporter un soutien administratif à la pédagogie auprès des personnels PUPH, MCUPH, PA, PHU (service à définir.)

• Aider à la création et à la mise en place de DU, d'enseignements
• Aider à l'organisation des sessions d'ECOS formatifs au CHU ou à OrSiM
• Assurer le lien avec les formateurs, déposer les cours sur CELENE, réserver des salles hors UFR
• Aide à la saisie des questions d'examen dans UNESS
• Aide à l'organisation des séminaires et examens régionaux et interrégionaux du 3ème cycle (transports, réservations de salles)

Apporter un soutien administratif à la pédagogie auprès des personnels HU (PUPH, MCUPH, PA, PHU) dans leurs démarches administratives

• Faire les démarches administratives nécessaires aux déplacements pour des missions HU que ce soit des démarches hospitalières ou universitaires (déplacements, ordre de mission, organisation des transports, demande de remboursements.)

Apporter un support administratif à la création et à la gestion des DU-DIU (disciplines suscitées)

• Préparer avec les responsables les maquettes de création et renouvellement des DU-DIU
• Préparer les emplois du temps en fonction des disponibilités des intervenants
• Etablir avec les responsables la liste des autorités à s'inscrire
• Préparer les listes d'émargement, préparer et envoyer les attestations de présences
• Diffuser les supports en cours
• Recueillir et organiser les examens (sujets, copies, réservation de salle, surveillants)
• Demander les devis relatifs à ces formations

Apporter un soutien au bon déroulement des stages dans les services (DFGSM et DFASM) pour les disciplines suscitées

• Adressez aux étudiants les horaires et point de rendez-vous dans les services
• Fournir les listes des étudiants attendus dans les services, les listes d'émargement aux tuteurs et les recenser après émargement des étudiants
• Veiller à recueillir les évaluations des étudiants par leur tuteur à la fin du stage
• Recueillir les bons de congés et les transmettre à la DAM

Profil recherché
Formation et expérience professionnelle
Formation Bac à Bac +2 dans le domaine administratif et du secrétariat
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Teams,.)
Connaître son environnement professionnel
Maîtriser les modes de communication écrite ou orale et faire preuve de qualités rédactionnelles, savoir prendre des notes et rédiger un compte-rendu ou de commission

Compétences et qualités requises

• Travail en équipe
• Polyvalence
• Sens de l'organisation
• Sens de la confidentialité
• Rigueur/fiabilité

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu'au 16/08/2026