Gestionnaire de scolarité (H/F)
CDD de 6 mois - date de prise de fonction: 01/09/2026 Activités principales pour la fonction d'assistante de formation pédagogie-administrative: - Suivi pédagogique et administratif des actions de formation - Diffusion d'informations et communication sur les actions de formation en amont - Production de document liés à l'action de formation en lien avec le service formation continue de la Faculté - Participer et assurer le suivi administratif des actions de formations - Suivi et mise à jour des procédures liées à l'organisation administrative des actions de formation - Suivi des candidatures web (eCandidat) et assistance pour la gestion des inscriptions web (Iaprimo et Apoweb) en lien avec Apogée - Réservation et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (ex: salle, matériel, logiciels, documents) - Suivi du planning des formations - Suivi logistique des actions de formation - Vérification de la présence des apprenants et des enseignants - Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard - Gestion en cas d'incidents majeurs (absence de formateurs, indisponibilité des salles de formation ou de matériel.) et suivi de la résolution des incidents - Aide auprès de la gestionnaire de formation pour la mise à jour du site internet pour les formations FMC - Gestion « scolarité/pédagogique » des stagiaires - Suivi et gestion des candidatures sous la supervision de la responsable pédagogique - Saisie des inscriptions sur le logiciel APOGEE - Vérification des dossiers d'inscription et relances auprès des stagiaires - Édition et envoi des certificats de scolarité - Gestion et organisation des sessions d'examen: convocation aux examens, préparation et impression des sujets d'examen, accueil des candidats et distribution des copies pour les examens sur site, anonymisation des copies, levée d'anonymat - Édition et envoi des attestations de réussite/ajournement - Demande d'édition des diplômes, envoi des coupons réponses, envoi des diplômes par courrier recommandé Suivi de la scolarité des apprenants: - Gestion des candidatures et des inscriptions en lien avec les responsables de formation - Accueil des apprenants - Suivi et accompagnement « au quotidien » des apprenants - Création et mise en place des liens pour les cours en ligne - Récupération (auprès des intervenants) et dépôt des supports de cours sur la plateforme dédiée (eCampus) - Informations des apprenants, identification et traitement des problèmes et difficultés rencontrés par les apprenants - Assurer la gestion de l'évaluation et des sessions d'examens - Gestion les résultats d'examens, rédaction des procès-verbaux, remise des diplômes - Gestion administrative du Département pour les tâches suivantes - Coordination avec les secrétariats pédagogiques pour la gestion des différentes formations (liste des inscrits, transmission des documents.) - Mise à jour du tableau des formations - Gestion ecampus: recensement des besoins à la rentrée universitaire, création des cohortes & veille tout au long de l'année selon les besoins des enseignants/apprenants Pour les inscriptions auto-financées - Inscription et enregistrement des frais de formation sur le logiciel YPAREO - Suivi administratif des actions de formation (inscriptions Apogée, Yparéo et WEB) - Édition de la facture + contrat de formation professionnelle à l'agence comptable - Édition des bordereaux de paiement et envoi à l'agence comptable - Envoi du certificat de scolarité + contrat de formation professionnelle au stagiaire - Archivage des dossiers Compétences, savoirs: - Connaissance générale du système éducatif de l'enseignement supérieur - Notions de base de la réglementation de la formation continue du secteur santé - Maîtrise des techniques de gestion administratives
Débutant accepté, Classer des documents, S, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, S, Mettre à jour un dossier, une base de données, S