Gestionnaire de formation pédago-administrative (H/F)

CDD de 6 mois - date de prise de fonction: 01/09/2026

Activités principales pour la fonction d'assistante de formation pédagogie-administrative:

• Suivi pédagogique et administratif des actions de formation

• Diffusion d'informations et communication sur les actions de formation en amont

• Production de document liés à l'action de formation en lien avec le service formation continue de la Faculté

• Participer et assurer le suivi administratif des actions de formations

• Suivi et mise à jour des procédures liées à l'organisation administrative des actions de formation

• Suivi des candidatures web (eCandidat) et assistance pour la gestion des inscriptions web (Iaprimo et Apoweb) en lien avec Apogée

• Réservation et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (ex: salle, matériel, logiciels, documents)

• Suivi du planning des formations

• Suivi logistique des actions de formation

• Vérification de la présence des apprenants et des enseignants

• Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard

• Gestion en cas d'incidents majeurs (absence de formateurs, indisponibilité des salles de formation ou de matériel.) et suivi de la résolution des incidents

• Aide auprès de la gestionnaire de formation pour la mise à jour du site internet pour les formations FMC

• Gestion « scolarité/pédagogique » des stagiaires

• Suivi et gestion des candidatures sous la supervision de la responsable pédagogique

• Saisie des inscriptions sur le logiciel APOGEE

• Vérification des dossiers d'inscription et relances auprès des stagiaires

• Édition et envoi des certificats de scolarité

• Gestion et organisation des sessions d'examen: convocation aux examens, préparation et impression des sujets d'examen, accueil des candidats et distribution des copies pour les examens sur site, anonymisation des copies, levée d'anonymat

• Édition et envoi des attestations de réussite/ajournement

• Demande d'édition des diplômes, envoi des coupons réponses, envoi des diplômes par courrier recommandé Suivi de la scolarité des apprenants:

• Gestion des candidatures et des inscriptions en lien avec les responsables de formation

• Accueil des apprenants

• Suivi et accompagnement « au quotidien » des apprenants

• Création et mise en place des liens pour les cours en ligne

• Récupération (auprès des intervenants) et dépôt des supports de cours sur la plateforme dédiée (eCampus)

• Informations des apprenants, identification et traitement des problèmes et difficultés rencontrés par les apprenants

• Assurer la gestion de l'évaluation et des sessions d'examens

• Gestion les résultats d'examens, rédaction des procès-verbaux, remise des diplômes

• Gestion administrative du Département pour les tâches suivantes

• Coordination avec les secrétariats pédagogiques pour la gestion des différentes formations (liste des inscrits, transmission des documents.)

• Mise à jour du tableau des formations

• Gestion ecampus: recensement des besoins à la rentrée universitaire, création des cohortes & veille tout au long de l'année selon les besoins des enseignants/apprenants Pour les inscriptions auto-financées

• Inscription et enregistrement des frais de formation sur le logiciel YPAREO

• Suivi administratif des actions de formation (inscriptions Apogée, Yparéo et WEB)

• Édition de la facture + contrat de formation professionnelle à l'agence comptable

• Édition des bordereaux de paiement et envoi à l'agence comptable

• Envoi du certificat de scolarité + contrat de formation professionnelle au stagiaire

• Archivage des dossiers

Compétences, savoirs:

• Connaissance générale du système éducatif de l'enseignement supérieur

• Notions de base de la réglementation de la formation continue du secteur santé

• Maîtrise des techniques de gestion administratives