Chargé de gestion administrative (m/f) (réf. E) (réf. F) (réf. M) (H/F)
RESPONSABILITÉS: Secrétariat pédagogique du pôle justice Dimension internationale de la justice (DIJ) et du département des langues - Enregistrement des actions du pôle (saisie des catalogues et des process dans le logiciel OP): Gestion des intervenants Préparation des ordres de mission Réservation des titres de transports, réservations hôtelières... Secrétariat du département des langues Correction des tests de niveau/création de tableau d'auditeurs avec niveau; Traitement et notification des tests d'anglais; Préparation des groupes d'anglais, workshops en langue anglaise et langues facultatives; Suivi des absences; Préparation du TOEIC blanc; surveillance de tests TOEIC; Traitement des vacations dans OP pour l'équipe des enseignants de langues... Lorsque les enseignements sont dispensés en distanciel: Création des classes virtuelles de langues Participation à l'organisation des tests techniques Médiation pour les webinaires et classes virtuelles... Secrétariat du Pôle DIJ: - Gestion des attachés luxembourgeois Préparation des programmes de la formation initiale à Bordeaux et au Luxembourg Gestion de l'ensemble de la logistique: o Lettre invitation à l'organisation du déplacement aux intervenants o Prise en charge des déplacements des participants... - Concours THEMIS Gestion de la logistique de chaque équipe Diffusion de la procédure aux auditeurs Préparation du planning Gestion du déplacement des auditeurs Participation au coaching des auditeurs qui doivent concourir - Préparation de toutes les séquences du pôle DIJ Prise en charge des intervenants intervenant dans les séquences du pôle: Cour européenne des droits de l'homme, Cour de justice de l'Union européenne, entraide civile, entraide pénale, activités collectives Gestion des déplacements Préparation de dossiers pour les ateliers dont répartition salles/groupes/animateurs - Appui à la préparation des semaines d'échanges AIAKOS Appui pour la constitution des listes et groupes Accueil en présentiel des participants pendant les deux semaines d'échanges AIAKOS Appui pour tout le volet logistique - Accueil des délégations de professionnels de la justice étrangers - Appui au pôle scolarité - Participation à l'accueil de l'ensemble des promotions - Participation à l'organisation matérielle des grands évènements qui scandent la scolarité des apprenants PROFIL RECHERCHÉ: Connaissances Réelle appétence pour les outils informatiques - Maîtrise des outils bureautiques (en particulier Excel) et outils collaboratifs; - Environnement professionnel du domaine d'activité; - Une bonne connaissance de la langue anglaise serait un plus Savoir-faire - Analyser une information, un document, une réglementation; - Anticiper; - Maîtriser les délais Savoir-être - Autonomie - Savoir rendre compte - Excellent sens des relations humaines; - Avoir un véritable esprit d'équipe (travail en binôme); - Grande réactivité. Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels
Débutant accepté