Secrétaire de département d'enseignement (H/F)
Missions Au sein de l'IUT d'Orléans, votre mission est d'assurer l'accueil, la gestion administrative et de contribuer à la gestion pédagogique du département QLIO. Activités principales Assurer l'accueil et la gestion administrative: - Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, intervenants extérieurs et vacataires) - Réceptionner, traiter et diffuser l'information au sein du département (offres de stage, offres d'emplois, demande d'information,.) - Rédiger et transmettre les courriers administratifs et email - Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion - Classement et archivage Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l'interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques: - Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée - Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone) - Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants) - Gérer les absences (SCODOC) - Stage: gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation - Afficher la liste des membres du Jury - Impression et affichage la publication des résultats après les jurys - Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement validé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date) - Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap - Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis Contribuer, en appui, au suivi des services d'enseignements du département en lien avec l'administration de l'IUT: - Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE - Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE) - Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dépassements) - Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (SAÉ, autonomie,.) - Compléter les tableaux de suivi (RH) Assurer l'appui logistique du département: - Participer à l'organisation (achats, installation,.) des différentes manifestations du département (JPO, Cérémonie de remise de diplômes,.) et réserver les salles - Participer à l'organisation des soutenances - Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi Contribuer, en appui, à la gestion financière du département: - Établir des bons de commande et vérification des livraisons - Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis - Suivre le stock de matériels et de fournitures
12 Mois, Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, S, Classer des documents, S