SECRETAIRE (H/F)

MISSIONS ET PROFIL DU POSTE Accueil et communication Réaliser l'accueil téléphonique et physique Assurer la réception du courrier entrant et sa répartition Réaliser tout courrier nécessaire au bon fonctionnement et demandé par le supérieur hiérarchique Assurer le suivi de la boîte email de l'établissement Assurer le suivi et l'actualisation de l'affichage obligatoire Gestion administrative Compléter et mettre à jour les tableaux de suivis Alimenter et mettre à jour le Dossier Unique de l'Usager Réaliser les déclarations auprès des organismes Être un appui pour le service paie Gérer la caisse établissement (formulaire de demande de retrait, complétude du brouillard de caisse et vérification des liquidités) Remettre les demandes d'argent (validé par le/la RD) avec complétude du cahier de suivi Comptabilité Réaliser les demandes de facturation nécessaires (Bon de livraison: repas extérieur, participation aux transferts.) COMPETENCES REQUISES Savoir Connaître et maîtriser l'informatique (Word, Excel, PowerPoint), Internet Techniques de secrétariat (normes rédactionnelles, technique de prise de notes,.) Maîtrise de l'orthographe Techniques d'accueil physique et téléphonique Savoir-faire Avoir une expression orale claire Recevoir et filtrer des communications, orienter ou transmettre les messages à la personne concernée Savoir-être Capacité à travailler en équipe Sens de l'organisation Capacité d'adaptation Capacité de prise d'initiative et d'autonomie Sens de l'écoute Capacité de mémorisation Discrétion professionnelle

2 An(s), Classer des documents, S, Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Accueillir, orienter, renseigner un public, S, Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements, S, Archiver des dossiers et documents de référence, S, Assurer la confidentialité des données, S, Assurer la gestion administrative d'une activité, S, Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie, S, Gérer les réservations de salles et de matériel, S, Maintenir à jour les dossiers administratifs, S, Organiser l'accueil des visiteurs, S, Participer à l'organisation d'événements internes, S, Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.), S, Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients, S, Répondre aux demandes d'information internes et externes, S, Utiliser les outils numériques, S, Utiliser une messagerie sécurisée, S, Veiller au respect des échéances administratives, S