Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) (H/F)

Véritable pilier de l'organisation administrative et de la vie de l'entreprise, l'Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) intervient sur un large périmètre mêlant accueil, gestion administrative, moyens généraux et support RH. À ce poste transversal, vous contribuez activement au bon fonctionnement quotidien de la société et à la qualité de l'environnement de travail.

Accueil et gestion administrative:

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la société, gérer les appels et orienter les interlocuteurs internes et externes.
• Préparer et organiser l'accueil des visiteurs et veiller à la tenue et à la qualité des locaux.
• Réaliser les tâches administratives générales et assurer un appui aux fonctions supports.
• Rédiger, mettre en forme et gérer les documents administratifs et techniques (courriers, mémos, reporting, documents selon la charte graphique).
• Gérer et organiser l'archivage de la documentation administrative et technique (NDA, STC, DOA, commandes, etc.).
• Assurer la gestion des commandes clients de documents d'archives de certification (établissement des devis, recherche des documents, envoi).

Moyens généraux, vie de l'entreprise et support RH:

• Piloter les contrats de prestations de services généraux, établir les devis et suivre les interventions des prestataires externes.
• Organiser et optimiser les déplacements professionnels des collaborateurs (transports, hébergements, locations de véhicules, avances).
• Gérer les véhicules de société, les notes de frais et les commandes de fournitures et prestations diverses.
• Suivre les obligations liées à la gestion des risques professionnels (mise à jour du document unique, suivi des formations SST).
• Assurer le suivi de l'entretien et de la conformité du bâtiment (prestataires, contrôles réglementaires, sécurité).
• Participer à la gestion du budget « vie en entreprise », à l'organisation des espaces de travail et à la mise en œuvre d'actions d'amélioration.
• Organiser des événements internes contribuant à la cohésion et au bien-être des équipes.
• Assurer un support RH: gestion et suivi des congés et absences, mise à jour des plannings, suivi administratif des entrées et sorties, bilans mensuels d'heures, suivi des visites médicales et des formations.
• Gérer les demandes de sous-traitance technique: suivi administratif, organisation des entretiens et coordination avec les prestataires.

Gestion logistique:

• Assurer la coordination des flux logistiques entre les fournisseurs et l'entrepôt sous-traité.
• Suivre les livraisons, la traçabilité et la documentation associée.
• Gérer l'interface administrative avec le prestataire logistique externe.
• Assurer le suivi des stocks de kits avant expédition.

Compétences:

• Excellente aisance relationnelle et sens de l'accueil.
• Anglais courant (lu, écrit et parlé).
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint - suite Office).
• Capacité à organiser, prioriser et gérer plusieurs sujets simultanément.
• Rigueur, fiabilité et respect de la confidentialité.

Qualités personnelles:

• Autonomie, polyvalence et capacité à gérer les urgences.
• Sens de l'organisation, méthode et créativité.
• Esprit d'initiative et force de proposition.
• Capacité d'adaptation et goût pour le travail en équipe.
• Sens du service et posture professionnelle.