Assistant(e) administratif(-ve) (H/F)
Véritable pilier de l'organisation administrative et de la vie de l'entreprise, l'Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) intervient sur un large périmètre mêlant accueil, gestion administrative, moyens généraux et support RH. À ce poste transversal, vous contribuez activement au bon fonctionnement quotidien de la société et à la qualité de l'environnement de travail. Accueil et gestion administrative: * Assurer l'accueil physique et téléphonique de la société, gérer les appels et orienter les interlocuteurs internes et externes. * Préparer et organiser l'accueil des visiteurs et veiller à la tenue et à la qualité des locaux. * Réaliser les tâches administratives générales et assurer un appui aux fonctions supports. * Rédiger, mettre en forme et gérer les documents administratifs et techniques (courriers, mémos, reporting, documents selon la charte graphique). * Gérer et organiser l'archivage de la documentation administrative et technique (NDA, STC, DOA, commandes, etc.). * Assurer la gestion des commandes clients de documents d'archives de certification (établissement des devis, recherche des documents, envoi). Moyens généraux, vie de l'entreprise et support RH: * Piloter les contrats de prestations de services généraux, établir les devis et suivre les interventions des prestataires externes. * Organiser et optimiser les déplacements professionnels des collaborateurs (transports, hébergements, locations de véhicules, avances). * Gérer les véhicules de société, les notes de frais et les commandes de fournitures et prestations diverses. * Suivre les obligations liées à la gestion des risques professionnels (mise à jour du document unique, suivi des formations SST). * Assurer le suivi de l'entretien et de la conformité du bâtiment (prestataires, contrôles réglementaires, sécurité). * Participer à la gestion du budget « vie en entreprise », à l'organisation des espaces de travail et à la mise en œuvre d'actions d'amélioration. * Organiser des événements internes contribuant à la cohésion et au bien-être des équipes. * Assurer un support RH: gestion et suivi des congés et absences, mise à jour des plannings, suivi administratif des entrées et sorties, bilans mensuels d'heures, suivi des visites médicales et des formations. * Gérer les demandes de sous-traitance technique: suivi administratif, organisation des entretiens et coordination avec les prestataires. Gestion logistique: * Assurer la coordination des flux logistiques entre les fournisseurs et l'entrepôt sous-traité. * Suivre les livraisons, la traçabilité et la documentation associée. * Gérer l'interface administrative avec le prestataire logistique externe. * Assurer le suivi des stocks de kits avant expédition. Compétences: * Excellente aisance relationnelle et sens de l'accueil. * Anglais courant (lu, écrit et parlé). * Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint - suite Office). * Capacité à organiser, prioriser et gérer plusieurs sujets simultanément. * Rigueur, fiabilité et respect de la confidentialité. Qualités personnelles: * Autonomie, polyvalence et capacité à gérer les urgences. * Sens de l'organisation, méthode et créativité. * Esprit d'initiative et force de proposition. * Capacité d'adaptation et goût pour le travail en équipe. * Sens du service et posture professionnelle.
3 An(s), Planification des tâches et gestion des priorités, S