Assistant de Direction - CDI 60% - Alynea Samu Social 69 (H/F)

CONTEXTE
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction, capable d'assurer à la fois des missions de management de proximité, de coordination administrative et d'appui à la direction, dans un environnement associatif exigeant et engagé en faveur de la défense des droits fondamentaux pour les plus précaires.
Le ou la titulaire du poste devra être reconnu(e) pour son sens de l'organisation, sa capacité à fédérer différents interlocuteurs et son aisance dans la gestion de sujets variés, allant de l'accueil du siège à la préparation des instances de gouvernance.

VOS MISSIONS
Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale Adjointe, l'Assistant-e de Direction contribue au bon fonctionnement du site de La Saulaie, siège de l'association situé à Oullins Pierre-Bénite, en assurant des missions de coordination, d'organisation et d'appui administratif. Il/elle intervient en lien étroit avec les équipes opérationnelles, les fonctions supports et les instances de gouvernance. Il/elle est responsable hiérarchique de 2 chargé.es d'accueil.

1. Assurer les missions d'assistanat de direction

• Contribuer à la préparation des réunions des instances de gouvernance.
• Assurer le lien administratif avec les administrateurs.
• Apporter un appui organisationnel et administratif aux membres du Comité de Direction.
• Garantir la bonne gestion documentaire et veiller à la mise à jour des espaces collaboratifs (SharePoint).

1. Piloter l'accueil du site de La Saulaie, siège de l'association:

• Encadrer et animer l'équipe d'accueil composée de deux chargées d'accueil.
• Organiser et superviser les activités quotidiennes:
  o accueil physique et téléphonique;
  o gestion du courrier;
  o traitement des tâches administratives (ex. commandes, gestion comptes CAF et CPAM, gestion de la boîte mail du siège, gestion des contraventions etc.).
• Veiller à la qualité de l'accueil et à la continuité de service, remplacer les chargé.es d'accueil en cas d'absence.
• Évaluer l'organisation actuelle de l'accueil et formuler des propositions d'amélioration.

1. Coordonner les assistantes administratives du site de La Saulaie

• Identifier les activités pouvant être mutualisées et organiser les dispositifs de polyvalence et de remplacement entre les assistantes administratives du site.
• Animer la coordination fonctionnelle des assistantes administratives afin de renforcer la continuité de service et de limiter les risques opérationnels.
• Intégrer dans cette organisation les activités administratives liées aux actions de formation (attestations, feuilles d'émargement, suivi des assiduités, etc.).

1. Assurer le bon fonctionnement du site de La Saulaie

• Être l'interlocuteur privilégié du service des Moyens Généraux pour toutes les questions relatives au fonctionnement du site et la gestion de flotte de véhicules rattachés au siège.
• Assurer le suivi des demandes d'intervention et de maintenance via les outils dédiés.
• Veiller au bon entretien des locaux et contribuer à l'amélioration continue des conditions d'accueil et de travail.
• Réactivité face aux problématiques logistiques.

COMPETENCES, QUALITES ATTENDUES

• Excellente maîtrise des outils bureautiques dans l'environnement Microsoft 365: Outlook, Excel, Word, Teams, SharePoint.
• Très bonne expression écrite et orale, Gestion des priorités, Sens du service, Confidentialité, Excellent sens de l'organisation, Esprit d'initiative, Réactivité, Adaptabilité, Aisance relationnelle, Goût pour l'amélioration continue et la qualité de service, Autonomie, Esprit d'équipe.

PROFIL RECHERCHE

• Formation de niveau Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent avec 1 expérience significative dans une fonction d'assistanat de direction
• Une expérience en management de proximité ou en coordination d'équipe
• Une connaissance du secteur associatif, social ou médico-social