Secrétaire (H/F)
Le poste est en lien direct avec l'ensemble de l'équipe d'ÉCLAT (10 permanent-es et une vingtaine de chargé-es de mission au cours d'une saison) et sous la responsabilité de la directrice adjointe.
MISSIONS CONCIERGERIE
Suivi de la maintenance courante des bâtiments et locaux, en lien avec les services de la Ville
Gestion des plannings d'entretien des différents sites et suivi du personnel chargé du ménage
Gestion du calendrier annuel des hébergements au Domaine de Tronquières (lieu d'hébergement dont ÉCLAT assure la gestion) et suivi des demandes extérieures
Préparation des locaux, commande du linge et suivi des refacturations
ACCUEILS EN RÉSIDENCE ET PROJETS SPÉCIFIQUES
Organisation logistique de l'accueil des équipes artistiques: hébergements, restauration, repas, petits-déjeuners, véhicules, linge, etc
Rédaction et envoi des feuilles de route
Installation des équipes et suivi de leurs besoins pendant leur séjour
HÉBERGEMENTS DES COLLABORATEUR-RICES
Gestion des hébergements des régisseur-euses, personnels administratifs et autres collaborateur-rices accueilli-es par ÉCLAT au cours de l'année
Organisation et suivi des réservations, préparation des logements, états des lieux, linge et besoins liés au séjour
FESTIVAL D'AURILLAC
Organisation des hébergements des équipes techniques et administratives temporaires d'ÉCLAT: logements, états des lieux, préparation et accueil
Organisation des hébergements des équipes artistiques et techniques accueillies pendant le Festival
Relations avec les établissements mettant leurs locaux à disposition
Recrutement et encadrement du personnel dédié à l'accueil des équipes
Organisation et suivi de la préparation, du fonctionnement et de la restitution des hébergements
Gestion des locations de matériel, achats et réassorts nécessaires aux hébergements
Planification du ménage des locaux et espaces occupés pour les besoins du Festival
RÉCEPTIONS
Gestion et organisation des réceptions diverses: conférences de presse, pots officiels, temps conviviaux, etc.
Suivi des invitations, commandes et mise en place
VIE GÉNÉRALE DE LA STRUCTURE
Participation à la vie générale et au fonctionnement quotidien de l'association
ENVOYER CV ET LETTRE DE MOTIVATION
TOUTE CANDIDATURE SANS LETTRE DE MOTIVATION NE SERA PAS ETUDIEE
1 An(s) - Sur même type de poste, Sur même type de poste, Accueillir, orienter, renseigner un public, S, Identifier, traiter une demande client, S, Intérêt pour le spectacle vivant et la création, E