Assistant/Assistante d'exploitation (H/F)

Assister les dirigeants de l'entreprise et le responsable d'exploitation dans l'organisation quotidienne de leurs activités, et dans l'administration de certains sites.
COMPETENCES:

• Rédiger / mettre en forme les courriers et mails du service,
• Editer et envoyer tout écrit à la demande du service,
• Rechercher et préparer la documentation pour l'encadrement en vue d'un rendez-vous client.
• Imprimer, relier, découper et plastifier certains documents.
• Respecter les délais et garantir l'enchainement des différentes étapes, de chaque dossier en cours, en relançant chaque acteur le moment venu,
• Garantir le parfait archivage et le classement des dossiers traités ou en cours de traitement,
• Régir les fournitures de bureau.

Assurer la relation directe avec certains fournisseurs et clients, avec l'accord du service. Garantir l'uniformité des moyens d'identification (produits / lieux.) sur les sites.Aide à l'administration de certains sites, essentiellement en assistance technique, après consultation des dirigeants:
Opérations courantes de gestion, en autonomie:

• Etablir les devis de repas et les courriers pour les sites,
• Saisir les menus établis.
• Préparer les enquêtes de satisfaction.
• Réaliser la consolidation des bordereaux de livraison afin d'obtenir l'accord de paiement des sites,
• Enregistrer les bons de livraison,
• En charge des feuilles de liaisons de chaque site tous les jours.
• Tous les jeudis, remplir les chiffres sur le plan de production pour la semaine suivante.
• Ventiler les comptes des clients, saisir les bons de livraison, éditer un listing pour contrôler toute inexactitude,
• Fournir aux différents sites les bordereaux de factures consolidés des clients et traiter éventuellement les litiges.
• Créer / Rassembler tous les supports de communication liés à l'ouverture d'un site (signalétique, zoning, affichage.).
• Elaborer couramment les étiquettes et affiches prix pour les produits et les transmettre aux sites.
• Être en charge des animations papiers, contractuelles hors animations annuelles (fin d'année, journée fériée, journée thématique.) avec la direction: recueillir les demandes clients, concevoir les animations papiers, envoyer les messages animations et, rappeler en temps voulu à l'encadrement l'organisation de ces animations pour se libérer.

Vous travaillerez le MARDI de 8h30 à 12h30, le JEUDI de 08h30 à 12h30 et 13h00 à 18h00 et le VENDREDI de 08h30 à 12h30 et de 13h00 à 16h00.