Assistant(e) d'Institut (H/F)
La Faculté des Lettres et Civilisations du Pôle Facultaire Lettres et Langues de l'UCLy recrute dans le cadre d'un remplacement un(e) Assistant(e) d'lnstitut à temps plein pour son secrétariat. Rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. (Responsable Administrative Universitaire) et fonctionnellement au décanat de la Faculté des Lettres et Civilisations, ce(tte) collaborateur(trice) aura pour principales missions: Principales Fonctions: Pour l'ensemble des formations de la Faculté des Lettres et Civilisations et en collaboration avec l'équipe du secrétariat: - Assurer l'accueil du public et répondre aux demandes de renseignement (en direct, par courriel, par téléphone): apprenants, auditeurs, partenaires, intervenants, - Assurer la transmission de l'information (affichage, édition, diffusion et classement des notes internes, courriers aux enseignants, diffusion des notes informatives, édition des statistiques...), - Assister et assurer le suivi des étudiants pendant Ieur séjour à l'UCLy: scolarité, santé, sécurité, résolution de problèmes et suivi administratif des réclamations, - Réaliser des inscriptions et gérer administrativement la scolarité des étudiants, - Assurer la gestion financière des dossiers des étudiants et des tiers: devis, facturation, encaissement, relances, etc... - Gérer les emplois du temps. - Organiser les examens (logistique et administratif), les jurys, - Gérer les bulletins de note - Réaliser des tâches courantes de secrétariat: préparation et envoi de mailings, de plaquettes, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage de documents, etc... - Gérer administrativement les évaluations et les questionnaires internes: planification, mise à jour des documents, diffusion et traitement des résultats, - Faire vivre les tableaux de bord et élaborer des statistiques, - Préparer et suivre des réunions d'information et réaliser des comptes rendus, - Répondre à des enquêtes, accompagner administrativement les actions de communication, participer à la relecture, à la mise à jour et à la publication des annonces publicitaires et des différents supports, - Organiser le tri, le classement et l'archivage des documents et dossiers étudiants (papier et numérique), - Procéder aux commandes de fournitures administratives courantes et aux commandes auprès des Moyens Généraux (réceptions, etc.), - Gérer la billetterie des activités culturelles, - Apporter une aide à la mise en oeuvre logistique des rentrées, des cours, des réunions, salons et diverses manifestations. - Accompagner administrativement la mise en oeuvre des mesures liées à la qualité. - Communication et coordination avec les équipes pédagogiques. Profil: - Sens de l'organisation, ouverture et esprit d'initiative, Capacité à travailler en équipe, - Rigueur, efficacité, autonomie, - Capacité à gérer les priorités, gestion du stress, - Sens de l'accueil et du service, bienveillance et capacité d'adaptation aux différents publics, Compétence rédactionnelle et bonne orthographe, - Bonne maîtrise de l'informatique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Internet), - Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels et plateformes: ATLAS, ADE (planification), SPARC (inscription en Iigne), eMouv (notes de frais). Rémunération: selon le profil Poste à pourvoir: 1er septembre 2026
1 An(s), Bac+2 ou équivalents, E, Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, S, Classer des documents, S