Assistant-e Administratif-tive (H/F)

L'assistant-e administratif-tive est chargé-e de la bonne organisation et du suivi administratif et financier de l'ensemble des activités de l'Établissement d'Enseignements Artistiques et du Pôle Culture. Il/Elle suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation définie dans chaque service.

Accueil téléphonique et physique de l'EEA:

• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, informatiques et physiques
• Recevoir et orienter les demandes
• Conseiller les usagers sur les procédures à suivre
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
• Assurer la gestion des parapheurs
• Suivre les inscriptions et traiter les demandes via le portail famille
• Assurer la tenue des dossiers des élèves (attestations assurances, Locations d'instrument, signature règlements.)
• Suivre l'activité de l'EEA (présence des élèves, présence enseignants, plannings de salles, réservation salles, prise de rendez-vous,.)
• Informer les familles en fonction des modifications d'emploi du temps des élèves

Gestion administrative et facturation de l'EEA:

• Assurer la gestion administrative et financière (contrat de location de matériels, conventions avec les partenaires, assurance du parc instrumental, règlement intérieur, convention prêt et mise à disposition, devis, suivi financier, budget prévisionnel.)
• Gérer les conventions de mise à disposition des locaux et badges d'accès aux sites
• Mettre à jour les tableaux de bords de suivi des différentes activités (impayés, matériels, instruments, indicateurs de suivi et de structuration.)
• Etablir des devis et des factures pour les prestataires et en assurer le suivi
• Etablir les contrats GUSO en lien avec le service RH.
• Régisseur EEA en lien avec les sorties pédagogiques et participation familles.
• Assurer la facturation des usagers (inscription, location.) et des prestataires de l'EEA en lien avec le service Finances
• Assurer la gestion des commandes de fournitures
• Suivi de l'archivage des documents
• Suivi du parc instrumental et de la partothèque

Suivi des projets et activités de la direction de l'EEA et du Pôle:

• Gérer les agendas de la Direction de l'Etablissement d'Enseignements Artistiques et du Pôle Culture
• Rédiger et/ou Saisir des documents de formes et de contenus divers (courriers, attestations, comptes rendus.)
• Préparer et /ou soutenir administrativement et logistiquement les dossiers et événements organisés par la direction de l'EEA et du Pôle (réserver un lieu, convoquer les participants, relectures diverses, CR de réunions, documents préparatoires des commissions.)
• Synthétiser et présenter des informations lors de points d'étape réguliers avec les directions
• Recueillir des données et mettre à jour une base de données
• Assurer le suivi administratif en collaboration avec la Direction de l'EEA et du Pôle de la gestion du personnel (absence des enseignants, frais de déplacements, fiches de recrutements agents, logiciel temps de travail Octime.)
• Diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement de l'EEA et du Pôle (affichage sur les sites, transmission documents.)
• Participer aux réunions de travail (plénière, Débat d'Orientation Budgétaire, réunion d'équipe, commission culture.)
• Participer à l'organisation et au bon déroulement des temps forts de l'établissement et du Pôle et accueil public lors d'évènements et ou temps de cohésion.

Suivi du parc instrumental, de la partothèque et de la location de matériels

Missions secondaires

• Aide logistique et accueil du public (ponctuellement): lors des événements liés à la vie de l'EEA et du Pôle Culture
• Possibles permanences pour l'ouverture de la billetterie de la saison spectacles (accueil et information du public) et vente billets au public (logiciel de billetterie spécialisé Tickboss)