Assistant administratif filière enfance jeunesse petite Enfance (H/F)

Sous l'autorité directe de la direction générale adjointe, vous l'épaulez dans la gestion opérationnelle des filières Petite Enfance et Enfance Jeunesse.

Vos missions:

Missions d'accueil et secrétariat (lors de l'absence de la secrétaire du siège):

• Tenue du standard téléphonique: relevé et transmission d'informations - traçabilité de l'appel reçu
• Accueil physique
• Gestion du courrier

Missions en lien avec la filière Enfance Jeunesse et Petite Enfance:

• Assure le suivi de l'activité sur E-Noe et le lien avec le service Comptabilité du siège

• Effectue les mises à jour du logiciel métier de la filière (INoe)

• Assure la cohérence des paramétrages du logiciel métier et du portail Famille

• Assure la collecte, le classement et l'enregistrement des informations financières de chacun des établissements

• Suit les situations financières des familles et assure les relances en lien avec les directions d'établissement et le service comptable du siège

• Suit les règlements sur INOE et en comptabilité - préparation des remises

• Suit et participe à la facturation sur INOE

• Accompagne et forme les directions sur le logiciel

• En cas d'absence d'une direction, assure la facturation des prestations.

• Assure en autonomie la prise en charge et le suivi de dossiers de partenaires, prestataires ou collectivités locales conformément aux procédures

• Prépare et effectue les déclarations CAF, dans le respect des contraintes et les délais fixés par la CAF

• Constitue, mène à bien et assure le suivi de toutes les demandes de subventions d'équipement CAF en collaboration avec les directeurs de structure et le directeur adjoint du siège

• Assure le suivi des dossiers de subvention, (réalisation des projets, suivis financiers..) en lien avec les services comptables et les structures

• Est l'interlocuteur privilégié de la CAF pour la filière et suivi des conventions

• Soutient la qualité du service et la mise en place de procédures

• Est le.la référent(e) administrative sur les filières Enfance jeunesse et petite enfance

• Travaille en collaboration avec les services comptables et RH pour la gestion des dossiers et/ou litiges

• S'assure que les déclarations auprès des services de l'État sont à jour et accompagne les directions dans la réalisation de ces obligations (PMI, SDJES.)

• Effectue les déclarations d'incident et assure le suivi des dossiers

• Est responsable de la mise en œuvre du Portail famille pour les collectivités et les familles

• Organise l'évaluation et le suivi de la relation famille en lien avec les directions d'établissements

Réaliser des missions RH et suivi comptable en lien avec la direction adjointe:

• Suit les offres d'emploi et les demandes de contrats, auprès du service RH en lien avec les besoins de chaque établissement
• Suit les budgets des structures et les demandes de matériels
• Participe aux recrutements à la demande des directions

Contraintes du poste:

• Déplacements fréquents sur le territoire morbihannais
• Polyvalence
• Poste multi-secteur à forte autonomie

Votre profil:

• Bac + 2 minimum obligatoire type assistant manager/assistant de gestion PME-PME.
• Connaissances du secteur de la Petite Enfance et Enfance Jeunesse fortement appréciées
• Expérience appréciée sur le même type de poste, avec une gestion multi-sites
• Maitrise des outils bureautiques
• Rigueur et organisation, Polyvalence et réactivité
• Sens de la discrétion
• Esprit d'initiative et autonomie
• Travail en équipe

Pour candidater à cette offre, merci de transmettre votre lettre de motivation et votre CV.

Le détail de cette offre est disponible sur le site des PEP56, rubrique "Recrutement"