Gestionnaire administratif académique F/H (H/F)

Rattaché(e) au Responsable du pôle support académique, vous aurez pour rôle de gérer, au sein d'un front office, les dossiers administratifs et académiques des élèves de tous les cycles de formation, de l'inscription à la diplomation. Par ailleurs,vous assisterez le responsable du pôle Support Académique sur le conventionnement des formations.

A ce titre, vous assurerez les missions principales suivantes:

• Participer au conventionnement des formations en lien avec le responsable du pôle Support Académique;
• Gérer les notes: collecter les notes auprès des enseignants, les vérifier et les importer en base de données, les publier en ligne, pour l'ensemble des formations de l'École polytechnique;
• Instruire les demandes de vérifications de diplômes des anciens étudiants sur demande d'organismes extérieurs (notamment employeurs potentiels);
• Organiser les enquêtes d'évaluation des enseignements auprès des élèves, à l'issue de chaque enseignement;
• Assister le responsable du pôle Support Académique dans le suivi de l'exécution des décisions des jurys;
• Organiser l'archivage pérenne des notes et des diplômes;
• Préparer les documents supports des jurys et conseils des études;
• Au sein du front office, éditer et diffuser les relevés de notes, attestations de scolarité, d'assiduité et attestations intermédiaires de résultats.;
• Participer à l'inscription administrative des étudiants, établir et diffuser des attestations d'inscription;
• Contribuer à l'édition des diplômes, suppléments aux diplômes et certificats.

Activités complémentaires:

• Contribuer à la rédaction des procédures et modes opératoires nécessaires à la réalisation des missions.
• Participer aux grands événements annuels de la direction de l'Enseignement, notamment, l'organisation des cérémonies des diplômes.

Dans le cadre de vos missions pour l'École polytechnique, vous pourrez être amené(e) à travailler sur des missions pour l'Institut Polytechnique de Paris.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement (catégorie B) ou par voie contractuelle.

Vous bénéficierez des avantages suivants:

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail (selon poste)
• Remboursement du titre de transport: 75%
• Services: restauration, bibliothèque, Musée, service postal, coiffeur
• Santé: kinésithérapeute, ostéopathe gratuit
• Équipements: piscine, courts de tennis, salle de sport...
• Mutuelle prise en charge à 50%

L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction.

Vous êtes notre perle rare car:

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2/3 en administration et justifiez d'une première expérience réussie idéalement dans le secteur de l'enseignement supérieur.

Vous avez une bonne connaissance des outils bureautiques (Messagerie, Pack Microsoft Office: Word, Excel Powerpoint).

Vous avez le sens du service client.

Votre relationnel, votre organisation et votre proactivité sont vos principaux atouts pour réussir dans ce poste.

Une bonne maîtrise de l'anglais est nécessaire.