Secrétaire (H/F)

FINALITÉ DU POSTE Assurer la gestion administrative quotidienne de la structure et le traitement des demandes entrantes, afin de garantir la fluidité de l'organisation et la qualité du suivi des dossiers. Le poste ne comporte pas d'accueil physique du public: les échanges se font par téléphone et par écrit. ACTIVITÉS PRINCIPALES Traitement des demandes entrantes Réception et traitement des appels téléphoniques Gestion de la boîte de réception: tri, réponse et suivi des courriels Traitement des demandes reçues via les formulaires en ligne et les messageries Renseignement de premier niveau et orientation vers le bon interlocuteur Gestion administrative Rédaction, mise en forme et envoi de courriers et de documents Constitution, mise à jour et archivage des dossiers Saisie et actualisation des données dans les outils internes Traitement du courrier entrant et sortant Organisation et planification Tenue des agendas, planification des rendez-vous et des réunions Préparation des dossiers et des documents nécessaires aux échéances Suivi des délais et alerte en cas de risque de retard Suivi administratif et comptable Établissement et suivi des devis et des factures Suivi des règlements et relances de premier niveau Préparation et transmission des pièces au cabinet comptable Suivi des commandes et des fournitures COMPÉTENCES REQUISES Savoir-faire Maîtrise des outils bureautiques: traitement de texte, tableur, messagerie, agenda partagé Expression écrite soignée et orthographe rigoureuse Aisance avec les outils numériques et capacité à prendre en main un nouveau logiciel Notions de gestion administrative et de facturation Savoir-être Aisance téléphonique et qualité de la relation à distance Rigueur, méthode et sens de l'organisation Capacité à gérer les priorités et à travailler en autonomie Discrétion et respect de la confidentialité Polyvalence et esprit d'équipe

Débutant accepté, Classer des documents, S, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, S, Mettre à jour un dossier, une base de données, S