SECRETAIRE (H/F)
OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE:
Missions administratives variées: secrétariat - suivi et gestion des dossiers et des courriers
Accueil physique et téléphonique du public
MISSIONS GENERALES DU POSTE:
Ö Accueil physique et téléphonique des patients et correspondants des services, gestion du standard.
Ö Réception, traitement et diffusion de l'information
Ö Réalisation de divers travaux de bureautique d'ordre administratif
Ö Suivi, numérisation des courriers et mise en forme des dossiers médicaux
Ö Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
Activités et tâches relatives au poste
Gestion du standard: réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements
Réception, traitement et diffusion de l'information: enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général
Travaux de bureautique: saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes-rendus,) tri, classement, archivage, numérisation, suivi des plannings et agendas, préparation des documents des consultations
SAVOIR-FAIRE / SAVOIR-ETRE:
Savoir travailler en équipe
Savoir s'organiser et gérer les priorités
Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants Savoir prendre des notes
Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
Accueillir le public avec amabilité
Gérer les situations de stress
Respecter la confidentialité
Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
Conditions de travail
Moyens nécessaires
Ordinateur et imprimante Photocopieur, scanner et fax Internet et messagerie électronique Téléphone
Logiciels bureautiques et autres...
III - Positionnement du poste RATTACHEMENT HIERARCHIQUE:
SUPERIEUR DIRECT Responsable administrative
IV REMUNERATION / convention collective FEHAP - diplôme obligatoire - 1 an d'ancienneté
Filière soignante - Regroupent 1.3
Coef ref 376
Primes
6 Mois, Niveau Bac, SECRETARIAT MEDICO-SOCIAL, E, Accueillir, orienter et renseigner un patient, E, Actualiser le dossier médical du patient, E, Renseigner des documents médico-administratifs, E, Adopter un comportement éco-responsable, S, Assurer la confidentialité des données médicales, S, Conseiller, accompagner une personne, S, Gérer l'accueil téléphonique, S, Gérer les bases de données médicales, S, Identifier la demande du patient et rechercher les informations complémentaires dans le dossier médical, S, Maintenir un environnement de travail propre et organisé, S, Organiser le suivi des dossiers médicaux, S, Planifier et coordonner les rendez-vous médicaux, S, Préparer les salles de consultation avant les rendez-vous, S, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, S, Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.), S, Utiliser une messagerie sécurisée, S, avoir une appétence pour le milieu médical, S