Secrétaire Assistant (H/F)

RESPONSABILITÉS: Vos missions: - Appui direct à la Secrétaire Générale: gérer la messagerie de l'UD, traiter les sollicitations, rédiger courriers et notes, organiser les instances et les réunions de proximité; - Coordination de l'écosystème syndical: être la plaque tournante entre les 35 syndicats hébergés, les services généraux du bâtiment et la direction de l'UD; orienter les sollicitations vers les bons interlocuteurs; faire le lien sur les questions logistiques et techniques; - Organisation des événements et initiatives syndicales: créer les formulaires d'inscription, préparer les supports, coordonner la logistique des réunions, formations et actions; - Gestion des permanences juridiques: recueillir les disponibilités des mandaté-e-s, monter et tenir à jour le calendrier des permanences, gérer les inscriptions; - Préparation administrative et refacturation interne: préparer les éléments de facturation aux syndicats hébergés (tirages, services partagés), flécher les dépenses analytiques, préparer les pièces pour le comptable de l'URI; - Démarches administratives ponctuelles: déclarations de manifestation en préfecture, recueil de candidatures lors des renouvellements d'instances (conseillers du salarié, défenseurs syndicaux); - Accueil téléphonique de seconde ligne: sur ligne directe, prendre en charge les appels destinés spécifiquement à l'UD Paris (le standard du bâtiment est filtré en amont par un prestataire d'accueil). PROFIL RECHERCHÉ: Ce poste est fait pour vous si: - Vous justifiez d'une expérience de 3 ans minimum sur un poste d'assistanat administratif, dans un environnement multi-acteurs ou multi-structures (associatif, politique, syndical, immobilier locatif, copropriété, fédération sportive...); - Vous êtes à l'aise avec une grande diversité d'interlocuteurs et savez les orienter avec courtoisie et discernement; - Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office) et possédez une excellente expression écrite et orale; - Vous êtes reconnu-e pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à prioriser dans un environnement aux sollicitations multiples; - Vos qualités humaines font la différence: discrétion, loyauté, sens du service et assertivité mesurée - dans un contexte syndical où la représentation et la confidentialité sont au cœur de l'action; - Vous disposez d'un Bac+2 minimum (BTS Secrétariat, Gestion de la PME, Support à l'Action Managériale, Professions Immobilières) ou d'une expérience équivalente. Une expérience préalable en syndicat de copropriété, gestion locative, environnement associatif ou politique est un atout particulièrement apprécié. Lieu et conditions: - Lieu: Paris 19e (7-9 rue Euryale Dehaynin, 75019 Paris - Métro Laumière) - site syndical accueillant 35 organisations hébergées - Contrat: CDI - statut Employé-e - Horaires: 35h hebdomadaires - horaires de référence 9h30-17h30 avec flexibilité d'aménagement (conciliation vie professionnelle / vie personnelle valorisée) - Télétravail: non - fonction nécessitant la présence sur site - Rémunération: selon profil et expérience, sur 13 mois, prime de vacances Avantages sociaux: - 30 jours de congés ouvrés par an (équivalent 6 semaines) - Chèques déjeuner (60 % pris en charge par l'employeur) - Transports publics (75 % pris en charge) - Mutuelle et prévoyance avantageuses - Avantages CSE

Expérience exigée