Assistant particulier du Secrétaire Général (H/F)

Les activités principales sont les suivantes:

• Tenue de l'agenda en liaison avec le secrétaire général et l'équipe de direction;
• Préparation des dossiers du secrétaire général pour ses rendez-vous et réunions;
• Traitement de divers documents: recherche, rédaction, mise en forme, classement et archivage (rapports, notes, courriers.);
• Accueil physique et téléphonique, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs, orientation des demandes vers les services compétents;
• Gestion de la boîte courriel du cabinet en binôme avec la cheffe de cabinet, suivi des courriels via une application dédiée
• Communication interne et externe: relations avec les services de la DSDEN et du Rectorat, les inspecteurs de l'éducation nationale, les établissements scolaires, le conseil départemental, la préfecture et les autres services de l'État;
• Gestion des demandes d'audience: syndicats, parents d'élèves, personnel enseignant;
• Organisation des entretiens des professeurs des écoles: situation administrative ou professionnelle;
• Réservation et préparation des salles de réunion;
• Suivi des congés de la DSDEN et des établissements scolaires du second degré: mise à jour de l'application congés pour les personnels administratif de la DSDEN (congés et télétravail), tableaux de suivi des congés des établissements scolaires;
• Suivi des dossiers thématiques confiés par le secrétaire général.

Descriptif du profil recherché

Connaissances, savoirs:

• Fonctionnement des administrations publiques
• Bonne connaissance du système éducatif et de ses acteurs
• Techniques de documentation et de communication.

Savoir-faire:

• Expérience sur poste comparable souhaitée.
• Facultés d'anticipation et d'adaptation, travail dans l'urgence et gestion des aléas
• Réactivité aux consignes, savoir planifier, alerter, hiérarchiser les priorités et respecter les délais (veille active)
• Faire preuve d'analyse et de structuration du travail
• Sens des initiatives et des responsabilités
• Sens de la communication
• Maîtrise de l'outil informatique et bureautique (Word, Excel, PowerPoint, publipostage, mailing.)
• Capacités rédactionnelles et de mise en forme.

Savoir-être:

• Bonne présentation
• Avoir le sens de l'intérêt général et du service public
• Savoir travailler en équipe (nécessité de polyvalence avec les deux autres assistantes du cabinet)
• Faire preuve de discrétion, de loyauté et de rigueur
• Disponibilité (travail à temps complet indispensable) et possibilité d'assurer les permanences avec les collègues afin de couvrir une large plage horaire.

Compétences:

• Capacité à prioriser, rigueur, méthode et organisation
• Réactivité dans la réponse aux demandes et dans la gestion des situations
• Bonne capacité d'initiative et d'autonomie
• Solides compétences en matière de rédaction
• Capacité à communiquer et à travailler en équipe
• Loyauté, discrétion et confidentialité.