Agent de secrétariat (H/F)

Description du poste:
Le rôle de l'agent de secrétariat sera d'assister la cheffe de secrétariat dans l'ensemble de ses tâches couvrant les besoins administratifs du département.
Missions principales:
Gestion documentaire:
Mise en forme, circuit de validation et enregistrement des documents administratifs.
Assistance dans le suivi du courrier (physique et numérique).
Gestion des ressources humaines:
Suivi des congés et du télétravail de l'encadrement du département.
Suivi de la présence des cours des conjoints.
Accueil et gestion des visiteurs:
Gestion des demandes d'accès (badges, QR codes).
Accueil et prise en charge des visiteurs individuels ou groupés.
Logistique et gestion des salles:
Inventaire du matériel.
Configuration des salles pour examens, conférences ou événements.
Préparation et surveillance des examens (hors STANAG 6001).
Support technique et administratif:
Suivi technique du matériel informatique.
Orientation administrative des officiers internationaux.
Réservation des cars pour les déplacements des officiers internationaux.
Appui à la cheffe de secrétariat:
Suivi des commandes (livres, papeterie).
Participation à l'organisation des visites culturelles.
Description du profil:
Compétences requises:
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Bonne organisation et rigueur dans la gestion des documents.
Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement.
Sens du service et accueil.
Connaissances de base en logistique et gestion des ressources humaines.
Expérience en gestion administrative et en secrétariat appréciée.
Qualités personnelles:
Polyvalence et réactivité.
Autonomie.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Adaptabilité et esprit d'initiative.
Formation:
Formation en assistance de gestion, secrétariat ou équivalent souhaitée.
Une expérience dans un poste similaire serait un plus.