Agent de secrétariat (H/F)

Description du poste: Le rôle de l'agent de secrétariat sera d'assister la cheffe de secrétariat dans l'ensemble de ses tâches couvrant les besoins administratifs du département. Missions principales: Gestion documentaire: Mise en forme, circuit de validation et enregistrement des documents administratifs. Assistance dans le suivi du courrier (physique et numérique). Gestion des ressources humaines: Suivi des congés et du télétravail de l'encadrement du département. Suivi de la présence des cours des conjoints. Accueil et gestion des visiteurs: Gestion des demandes d'accès (badges, QR codes). Accueil et prise en charge des visiteurs individuels ou groupés. Logistique et gestion des salles: Inventaire du matériel. Configuration des salles pour examens, conférences ou événements. Préparation et surveillance des examens (hors STANAG 6001). Support technique et administratif: Suivi technique du matériel informatique. Orientation administrative des officiers internationaux. Réservation des cars pour les déplacements des officiers internationaux. Appui à la cheffe de secrétariat: Suivi des commandes (livres, papeterie). Participation à l'organisation des visites culturelles. Description du profil: Compétences requises: Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint). Bonne organisation et rigueur dans la gestion des documents. Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement. Sens du service et accueil. Connaissances de base en logistique et gestion des ressources humaines. Expérience en gestion administrative et en secrétariat appréciée. Qualités personnelles: Polyvalence et réactivité. Autonomie. Discrétion et respect de la confidentialité. Adaptabilité et esprit d'initiative. Formation: Formation en assistance de gestion, secrétariat ou équivalent souhaitée. Une expérience dans un poste similaire serait un plus.

Débutant accepté