Assistant particulier du Secrétaire Général (H/F)

Les activités principales sont les suivantes: - Tenue de l'agenda en liaison avec le secrétaire général et l'équipe de direction; - Préparation des dossiers du secrétaire général pour ses rendez-vous et réunions; - Traitement de divers documents: recherche, rédaction, mise en forme, classement et archivage (rapports, notes, courriers.); - Accueil physique et téléphonique, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs, orientation des demandes vers les services compétents; - Gestion de la boîte courriel du cabinet en binôme avec la cheffe de cabinet, suivi des courriels via une application dédiée - Communication interne et externe: relations avec les services de la DSDEN et du Rectorat, les inspecteurs de l'éducation nationale, les établissements scolaires, le conseil départemental, la préfecture et les autres services de l'État; - Gestion des demandes d'audience: syndicats, parents d'élèves, personnel enseignant; - Organisation des entretiens des professeurs des écoles: situation administrative ou professionnelle; - Réservation et préparation des salles de réunion; - Suivi des congés de la DSDEN et des établissements scolaires du second degré: mise à jour de l'application congés pour les personnels administratif de la DSDEN (congés et télétravail), tableaux de suivi des congés des établissements scolaires; - Suivi des dossiers thématiques confiés par le secrétaire général. Descriptif du profil recherché Connaissances, savoirs: - Fonctionnement des administrations publiques - Bonne connaissance du système éducatif et de ses acteurs - Techniques de documentation et de communication. Savoir-faire: - Expérience sur poste comparable souhaitée. - Facultés d'anticipation et d'adaptation, travail dans l'urgence et gestion des aléas - Réactivité aux consignes, savoir planifier, alerter, hiérarchiser les priorités et respecter les délais (veille active) - Faire preuve d'analyse et de structuration du travail - Sens des initiatives et des responsabilités - Sens de la communication - Maîtrise de l'outil informatique et bureautique (Word, Excel, PowerPoint, publipostage, mailing.) - Capacités rédactionnelles et de mise en forme. Savoir-être: - Bonne présentation - Avoir le sens de l'intérêt général et du service public - Savoir travailler en équipe (nécessité de polyvalence avec les deux autres assistantes du cabinet) - Faire preuve de discrétion, de loyauté et de rigueur - Disponibilité (travail à temps complet indispensable) et possibilité d'assurer les permanences avec les collègues afin de couvrir une large plage horaire. Compétences: - Capacité à prioriser, rigueur, méthode et organisation - Réactivité dans la réponse aux demandes et dans la gestion des situations - Bonne capacité d'initiative et d'autonomie - Solides compétences en matière de rédaction - Capacité à communiquer et à travailler en équipe - Loyauté, discrétion et confidentialité.

2 An(s), Bac ou équivalent, E, Bureautique et outils collaboratifs, S, Gestion des réservations de salles de réunion, S, Planification des tâches et gestion des priorités, S, Rédaction d'écrits professionnels, S, Classer des documents, S, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, S, Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, S, Gérer les réservations de salles et de matériel, S, Organiser des déplacements professionnels, S, Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus, S, Participer à l'organisation d'événements internes, S, Renseigner, mettre à jour une documentation technique, S