assistant direction dg H/F - EC9536 En tant qu'assistant-e de Direction de DGA, vos principales missions sont les suivantes:
Assistanat de direction:
Assurer le secrétariat de la DGA "Qualité de... abitants"
Préparer les réunions et rendez-vous de la DGA
Assister à certaines réunions et établir les relevés
Gérer l'accueil physique et téléphonique de la DGA
Renseigner et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Assurer la communication montante et descendante entre la direction et les différentes directions et services du Pôle QVH (8 directions Ville et Agglo + 1 cellule administration générale)
Être le relai administratif avec les Cabinets Ville et Agglo, les DGS et les autres Pôles des 3 collectivités, le secrétariat des Élus et la DRH
Aider et préparer à la mise en oeuvre de projets
Réaliser des travaux de mise en forme bureautique (courriers, mails, notes, présentations, etc.)
Assurer le classement et l'archivage de la Direction (physique et dématérialisé)
Rôle de référent-e administrative du Pôle:
Planifier, assister aux réunions de directions mensuelles du Pôle et en rédiger les comptes-rendus
Assister l'organisation et l'instruction des commissions municipales Qualité de... abitants et communautaires Culture, Loisirs,... en lien avec le-la chargé-e d'administration du Pôle
Organiser et suivre le travail sur les entretiens annuels d'évaluations professionnelles au niveau du Pôle et établir le tableau des avancements de grade et promotions internes pour le Pôle
Être garant-e des délais d... oduction et l'envoi des documents pour les instances (CODIR, BMA, Majorité, instances RH...)
Être référent-e des logiciels métiers pour la DGA: logiciel de courrier Maarch et assurer le suivi des courriers dématérialisés; outil de visioconférence (habilitation à l'ouverture des salles visio)
Assurer le suivi du courrier interne (parapheurs, documents à la signature du DGA, etc.)
Gestion de projets:
Animer le réseau des assistant-es du Pôle Qualité de... abitants
Contribuer et coordonner l'organisation des séminaires annuels des cadres du Pôle Qualité de... abitants
The amount is automatically converted to EUR using the current exchange rate. After successful payment, an invoice will be issued according to the billing details listed below in your user profile.