Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

Mission:
Le/ la gestionnaire administrative et financière aura pour missions d'assurer la prise en charge des frais de déplacement des agents de la circonscription, d'apporter une assistance de proximité aux Directeurs et Directrices d'Unités de la circonscription rencontrant des difficultés temporaires en matière de gestion administrative et financière et d'assurer la continuité de service avec le gestionnaire en charge de l'engagement des commandes de fonctionnement, d'équipement et d'investissement qui relèvent du périmètre de la Délégation Régionale.

Activités:
Mission 1: Assurer la prise en charge des frais de déplacement des agents convoqués par l'administration centrale

• Procéder à la validation des demandes de réservation de transport et d'hébergement
• Réaliser des points de situation réguliers avec le pôle « Formation et Valorisation du Potentiel Humain »
• Assurer le suivi des dossiers et relancer les agents pour établir leur état de frais
• Renseigner les agents sur les procédures liées aux déplacements
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux remboursements des agents
• Contrôler quotidiennement les flux des applications et engager les actions correctives si besoin
• Procéder à l'archivage des pièces administratives et comptables
• Consigner les procédures applicables dans son domaine

Mission 2: Assurer la continuité de service avec le gestionnaire en charge de l'engagement des commandes de fonctionnement, équipement et investissement de la Délégation Régionale

• Engager les dépenses dans le respect des règles des finances publiques
• Procéder aux opérations préalables au règlement des factures
• Contrôler les flux des applications et engager les actions correctives si besoin
• Collecter et contrôler les pièces justificatives
• Procéder à l'archivage des pièces administratives et comptables

Mission 3: apporter une assistance de proximité aux Directeurs et Directrices d'Unités de la circonscription rencontrant des difficultés temporaires en matière de gestion administrative et financière.

• Réaliser, en lien avec les responsables du service « Finances, Achats et Comptabilité », du service « Affaires Générales » et du service « Ressources Humaines », un état des lieux des actes de gestion à effectuer; identifier les urgences et établir une liste priorisée des actions à conduire.
• Expliquer les enjeux administratifs aux Directrices/Directeurs d'Unités et les informer du calendrier de mise en œuvre des actions, en précisant celles qui nécessiteront leur intervention.
• Engager les dépenses dans le respect des règles des finances publiques et procéder aux opérations préalables à l'acquittement des factures
• Contrôler quotidiennement les flux des applications et engager les actions correctives si besoin
• Procéder aux réservations de titres de transport et/ou d'hébergement pour les agents des Unités
• Préparer les pièces justificatives de contrats de recherche
• Produire des tableaux de bord de suivi de l'activité
• Rendre compte de son activité auprès des Directrices/Directeurs d'Unités et des responsables de service des univers de gestion concernés

Mission 4: Renforcer la dimension inter-services au sein de la Délégation Régionale

• En lien avec le service « Finances, Achats et Comptabilité », traiter les dossiers complexes et remonter les dysfonctionnements de l'outil ESR Missions
• En lien avec le pôle « Formation et Valorisation du Potentiel Humain » du service « Ressources Humaines », assurer le suivi des agents convoqués dans le cadre d'une formation
• Partager les comptes-rendus d'accompagnement des unités avec le service « Finances, Achats et Comptabilité » et le service « Ressources Humaines » en vue de mettre en place les actions nécessaires (formations, droits d'accès aux outils, …)