Geschäftsführende Assistenz des Vorstandes (m/w/d) (Fachkaufmann/-frau - Büromanagement)

Weitere Berufsbezeichnung:
Wir sind offen für verschiedenste Qualifikationen!

Stellenbeschreibung:
Der Familienbund der Katholiken in der Diözese Würzburg e.V. bietet Familien durch Bildungsangebote und politische Vertretung Hilfen zum gelingenden Leben. Er betreibt eine Internet-Plattform für Familien mit Kindern mit Behinderung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet eine/n

Geschäftsführende Assistenz des Vorstandes (m/w/d)
Wöchentliche Arbeitszeit 15,00 Std.

Das sind deine Aufgaben:

• Ansprechpartner/-in für die Mitarbeiter/-innen und den Vorstand des Vereins in personal- bzw. arbeitsrechtlichen Fragen: Urlaubsplanung, Anträge auf Fortbildungen oder Elternzeit, Krankmeldungen, Zeitzuschläge, Auslagenerstattung, Dienstreisegenehmigungen…
• Unterstützung der Mitarbeiter/-innen des Vereins und des Vorstandes in finanziellen Angelegenheiten, z.B.
• Zuarbeit bei der Haushaltsplanerstellung
• Prüfung von Jahresabschlüssen
• Schnittstelle zwischen Steuerberater, Buchhaltung und Vorstand
• Prüfung von Verträgen des Vereins (Versicherungen, etc.)
• Kontakt zu Zuschussgebern und Spendern: Erstellung von Förderanträgen und Verwendungsnachweisen zusammen mit den Referent/-innen, Mittelabruf
• Prüfung der Einhaltung von Zuschussrichtlinien
• Verwaltung der Konten – Prüfung von Geldflüssen
• Prokura innerhalb eines definierten Rahmens
• Überwachung von Laufzeiten (z.B. Arbeitsverträge der Referenten, Mietverträge, Förderbescheide), damit der Vorstand proaktiv handeln kann.
• Zusammenstellung von Dokumenten inklusive kurzer Erläuterung zur Entscheidungsreife.
• Öffentlichkeitsarbeit
• Entwicklung von Konzepten für die alternative Finanzierung der Projekte des Vereins (Fundraising,…)
• Kontakt zu und Kooperation mit Dienststellen des Bistums Würzburgs
• Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen inkl. Protokollführung
• Kanalisierung von Anfragen der Referent/-innen/ anderer Dienststellen des Bistums an den Vorstand
• Ad-hoc-Recherchen zu spezifischen Sachfragen (z.B. Fördermöglichkeiten), um Entscheidungsgrundlagen für den Vorstand zu schaffen.
• Verwaltung der vereinseigenen Sachmittel, wie Mobiliar und technische Geräte
• Verwaltung / Organisation unseres Vereinsfahrzeugs, das auch vermietet wird

Das bringst Du mit:

• Eine Ausbildung oder ein Studium mit Berufserfahrung – passend zum Tätigkeitfeld
• Eine offene und freundliche Persönlichkeit, die sich mit den Zielen und der Arbeit des Familienbunds identifizieren kann
• Sicheres Auftreten
• Eine gewisse zeitliche Flexibilität

Unsere Rahmenbedingungen:

• Möglichkeit und Bereitschaft zu flexibler Gestaltung der Arbeitszeit
• Arbeit teilweise aus dem Homeoffice mit externem Zugang zu allen nötigen Dateien und Informationen
• ein kleines Team bestehend aus einem engagierten, ehrenamtlichen Vorstand, sowie derzeit 5 weiteren hauptamtlichen Mitarbeiter/-innen.
• Du wirst angestellt nach dem Arbeitsvertragsrecht der bayerischen (Erz-)Diözesen (in Anlehnung an den TVöD mit den entsprechenden Sozialleistungen) bis EG8
• Die Anstellung erfolgt zunächst befristet bis zum 31.07.2027 (vorbehaltlich der Förderung durch den Freistaat Bayern)
• Die Geschäftsstelle des Familienbunds der Katholiken in der Diözese Würzburg e.V. befindet sich im Kilianeum in der Ottostr. 1 in Würzburg.

Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns über deine vollständige Bewerbung im PDF-Format mit Angabe deines möglichen Beschäftigungsbeginns bis zum 10.06.2026 an: (https://mailto:)

Fragen zur Stelle richtest Du bitte an den Vorstand Ingo Klaus, Markus Emmerich und Holger Preiß.

Homeoffice:
Umfang: Nach Vereinbarung