Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung (Bürokaufmann/-frau)
Weitere Berufsbezeichnung: Wir sind offen für verschiedenste Qualifikationen! Stellenbeschreibung: Der Familienbund der Katholiken in der Diözese Würzburg e.V. bietet Familien durch Bildungsangebote und politische Vertretung Hilfen zum gelingenden Leben. Er betreibt eine Internet-Plattform für Familien mit Kindern mit Behinderung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet eine/n Geschäftsführende Assistenz des Vorstandes (m/w/d) Wöchentliche Arbeitszeit 15,00 Std. Das sind deine Aufgaben: - Ansprechpartner/-in für die Mitarbeiter/-innen und den Vorstand des Vereins in personal- bzw. arbeitsrechtlichen Fragen: Urlaubsplanung, Anträge auf Fortbildungen oder Elternzeit, Krankmeldungen, Zeitzuschläge, Auslagenerstattung, Dienstreisegenehmigungen… - Unterstützung der Mitarbeiter/-innen des Vereins und des Vorstandes in finanziellen Angelegenheiten, z.B. - Zuarbeit bei der Haushaltsplanerstellung - Prüfung von Jahresabschlüssen - Schnittstelle zwischen Steuerberater, Buchhaltung und Vorstand - Prüfung von Verträgen des Vereins (Versicherungen, etc.) - Kontakt zu Zuschussgebern und Spendern: Erstellung von Förderanträgen und Verwendungsnachweisen zusammen mit den Referent/-innen, Mittelabruf - Prüfung der Einhaltung von Zuschussrichtlinien - Verwaltung der Konten – Prüfung von Geldflüssen - Prokura innerhalb eines definierten Rahmens - Überwachung von Laufzeiten (z.B. Arbeitsverträge der Referenten, Mietverträge, Förderbescheide), damit der Vorstand proaktiv handeln kann. - Zusammenstellung von Dokumenten inklusive kurzer Erläuterung zur Entscheidungsreife. - Öffentlichkeitsarbeit - Entwicklung von Konzepten für die alternative Finanzierung der Projekte des Vereins (Fundraising,…) - Kontakt zu und Kooperation mit Dienststellen des Bistums Würzburgs - Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen inkl. Protokollführung - Kanalisierung von Anfragen der Referent/-innen/ anderer Dienststellen des Bistums an den Vorstand - Ad-hoc-Recherchen zu spezifischen Sachfragen (z.B. Fördermöglichkeiten), um Entscheidungsgrundlagen für den Vorstand zu schaffen. - Verwaltung der vereinseigenen Sachmittel, wie Mobiliar und technische Geräte - Verwaltung / Organisation unseres Vereinsfahrzeugs, das auch vermietet wird Das bringst Du mit: - Eine Ausbildung oder ein Studium mit Berufserfahrung – passend zum Tätigkeitfeld - Eine offene und freundliche Persönlichkeit, die sich mit den Zielen und der Arbeit des Familienbunds identifizieren kann - Sicheres Auftreten - Eine gewisse zeitliche Flexibilität Unsere Rahmenbedingungen: - Möglichkeit und Bereitschaft zu flexibler Gestaltung der Arbeitszeit - Arbeit teilweise aus dem Homeoffice mit externem Zugang zu allen nötigen Dateien und Informationen - ein kleines Team bestehend aus einem engagierten, ehrenamtlichen Vorstand, sowie derzeit 5 weiteren hauptamtlichen Mitarbeiter/-innen. - Du wirst angestellt nach dem Arbeitsvertragsrecht der bayerischen (Erz-)Diözesen (in Anlehnung an den TVöD mit den entsprechenden Sozialleistungen) bis EG8 - Die Anstellung erfolgt zunächst befristet bis zum 31.07.2027 (vorbehaltlich der Förderung durch den Freistaat Bayern) - Die Geschäftsstelle des Familienbunds der Katholiken in der Diözese Würzburg e.V. befindet sich im Kilianeum in der Ottostr. 1 in Würzburg. Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über deine vollständige Bewerbung im PDF-Format mit Angabe deines möglichen Beschäftigungsbeginns bis zum 10.06.2026 an: (https://mailto:) Fragen zur Stelle richtest Du bitte an den Vorstand Ingo Klaus, Markus Emmerich und Holger Preiß. Homeoffice: Umfang: Nach Vereinbarung