Facility Coördinator

Als Office & Facility Coordinator ben jij het eerste aanspreekpunt op ons hoofdkantoor en coördineer je alle facilitaire activiteiten, zowel op het hoofdkantoor als voor onze filialen. Je zorgt ervoor dat onze medewerkers en bezoekers zich welkom voelen en dat alles vlot verloopt. Jouw taken: - Onthaal & receptie: ontvangen van bezoekers en leveranciers, beheer van bezoekersregistratie en badges, telefoon- en mailbeheer, organiseren van hospitality en catering. - Office & facility management: dagelijkse opvolging van leveranciers (schoonmaak, beveiliging, technische diensten), beheer van vergaderruimtes (reserveringen, AV/telecom), voorraadbeheer en coördinatie van onderhoudscontracten en storingen. - Administratie & financiën: factuurverwerking, budgetbewaking, inkoopondersteuning, leveranciersselectie en documentatie van procedures en SLA’s. - Ondersteuning management & medewerkers: meeting support, agendabeheer, onboarding van nieuwe collega’s en logistieke ondersteuning. - Procesverbetering & kwaliteit: analyseren van terugkerende issues, voorstellen en implementeren van verbeteringen, rapporteren op KPI’s en zorgen voor compliance (veiligheid, GDPR, huisregels). - Veiligheid & duurzaamheid: uitvoeren van veiligheidsrondes, ondersteunen bij evacuatie- en noodprocedures, stimuleren van duurzaamheidsinitiatieven. - Bachelor of gelijkwaardige ervaring (bijv. Office/Facility Management, Business Administration). - 3–5 jaar ervaring in office- of facility management, of een vergelijkbare functie. - Vloeiend in Nederlands, Frans en Engels (mondeling en schriftelijk). - Gevorderde kennis van MS Office (Outlook, Excel, Teams). - Klant- en servicegericht, organisatorisch sterk, proactief, oplossingsgericht, communicatief, representatief, nauwkeurig, discreet en stressbestendig. - Flexibel: beschikbaar voor incidentele uren buiten kantoor (evenementen, urgente interventies).