Voor één van onze klanten zoeken we een Operations Administrator die helpt bij het beheren van administratieve processen. Jouw verantwoordelijkheden - Beheren van inkomende en uitgaande communicatie via e-mail en telefoon (verkoopaanvragen, klantklachten, orderwijzigingen, facturatie en creditnota’s). - Verwerken van goederenontvangsten in het systeem, inclusief transportregistratie en eventuele douaneafhandeling. - Invoeren, ophalen en onderhouden van gegevens in de database. - Archiveren en beheren van documenten en spreadsheets. - Invoeren, opvolgen en afdrukken van verkooporders. - Behandelen en opvolgen van vrachtclaims met leveranciers en vervoerders. - Coördineren van import- en exportprocedures, inclusief facturatie en documentbeheer (commerciële facturen, certificaten, enz.). - Geven van instructies aan vervoerders en douane-expediteurs voor import- en exportformaliteiten. - Beheren van kantoorbenodigdheden en verbruiksartikelen. - Onderzoeken en afhandelen van vrachtclaims in samenwerking met de financiële afdeling. - Controleren en voorbereiden van facturen ter goedkeuring. - Regelen en opvolgen van transport en vrachtfacturatie. - Diploma & kennis: Je hebt een bachelor of gelijkwaardige ervaring. - Organisatietalent: Je werkt gestructureerd en behoudt overzicht, zelfs in een dynamische omgeving. - Digitale vaardigheden: Je bent IT-vaardig, typt vlot en bent vertrouwd met diverse softwareprogramma’s, waaronder MS Office en e-mailtoepassingen. - Tijdmanagement & prioriteiten: Je stelt effectief prioriteiten en beheert je tijd efficiënt. - Probleemoplossend vermogen: Je analyseert oorzaken en vindt doeltreffende oplossingen. - Nauwkeurig & detailgericht: Je hebt een scherp oog voor detail en werkt zorgvuldig. - Flexibiliteit: Je past je gemakkelijk aan veranderende situaties aan. - Sterke communicatie: Je communiceert helder en zelfverzekerd, zowel in het Nederlands als in het Engels. - Samenwerking & leiderschap: Je werkt vlot in teamverband, neemt verantwoordelijkheid en weet anderen op een positieve manier te sturen.