Objectif: Assurer des tâches administratives, organisationnelles et de facilitation pour l'Agence, pour les collaborateurs et les membres de la direction de l'Agence ou pour un contact externe afin de contribuer de manière optimale à la prestation de services. En tant qu'assistant administratif: Rédiger, modifier et/ou vérifier des documents administratifs nécessitant une analyse approfondie et l'établissement de liens entre différentes données afin de garantir que l'Agence ou le client dispose des documents nécessaires en temps utile. Exemples de tâches: Traiter le courrier entrant et sortant, les appels téléphoniques et les e-mails Superviser le déroulement des réunions (documents, procès-verbaux, présentations, signatures, etc.) Assurer le secrétariat du comité de direction Assurer la correspondance des membres de la direction afin de gérer au mieux leurs contacts Assurer le suivi de différents dossiers spécifiques afin de limiter la charge de travail du membre de la direction Préparer les communications au nom des collaborateurs de l'Agence En tant qu'organisateur pratique: D'un point de vue pratique, organiser de manière autonome des activités ou des événements et rechercher activement des solutions à des problèmes imprévus afin de contribuer à l'organisation des activités du service. Exemples de tâches: Organiser l'agenda des membres de la direction Organiser des réunions Contribuer à l'organisation d'événements et de séminaires Organiser les déplacements (missions nationales et internationales) des collaborateurs de l'Agence Réserver et mettre à disposition le matériel logistique pour l'Agence En tant que personne de contact: Répondre à une large éventail de questions provenant de contacts externes, les situer dans leur contexte et adapter les réponses à la situation concrète afin d'aider le client à trouver une réponse à sa question ou à sa plainte. Exemples de tâches: Accueillir des visiteurs Répondre aux demandes de renseignements, aux questions et aux plaintes Orienter vers les personnes et services spécialisés En tant que soutien thématique: Soutenir les collaborateurs de l'Agence dans les questions relatives au personnel. Exemples de tâches: Gérer certaines parties de l'administration du personnel, telles que les plans de formation individuelle, l'enregistrement des congés, les demandes de facilités de circulation pour les collaborateurs, etc. En tant que gestionnaire de données et/ou de documentation: Classer les dossiers, documents ou autres informations pertinentes pour le service conformément aux procédures ou prescriptions ou saisir et modifier des données dans des bases de données afin de mettre des informations structurées à disposition de l'organisation. Exemples de tâches: Améliorer l'accessibilité des informations, des données et des documents Stocker les informations, les données et les documents de manière sécurisée et pérenne Mettre à jour les bases de données en termes de contenu et/ou de forme Contrôler la qualité et l'accessibilité des documents, dossiers ou informations classés Qualifications: Être titulaire d'un diplôme de bachelier Connaissances en langues: Disposer d'une parfaite maîtrise d'une des deux langues nationales (français ou néerlandais) Compétences comportementales: Travailler en équipe et de manière autonome Gérer le stress et faire preuve de flexibilité Accompagner les clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs Agir avec intégrité conformément aux attentes de l'Agence, respecter la confidentialité et tenir ses engagements, éviter toute forme de partialité Communiquer de manière claire et fluide en garantissant la confidentialité Faire preuve d'engagement et d'orientation résultats Compétences techniques: Avoir une bonne capacité rédactionnelle Avoir une bonne connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) Curiosité, ouverture, intégrité Type de contrat: CDI - Temps plein Horaire: Horaire variable entre 7h00 et 19h00 L'Agence fédérale de Régulation du Transport a un système mixte de télétravail et de présence physique dans les bureaux, avec un maximum de 3/5 du régime de travail en télétravail sur une base annuelle. Rémunération: Dans l'échelle barémique B (cf. Arrêté royal du 25 octobre 2013 relatif à la carrière pécuniaire des membres du personnel de la fonction publique fédérale). Autres avantages: Chèques-repas 2e pilier de pension (Arrêté royal du 11 décembre 2019 instaurant une pension complémentaire) Abonnement de transport gratuit (SNCB en 1re classe et abonnements STIB, De Lijn, TEC) Assurance hospitalisation Restaurant d'entreprise Possibilité de différentes indemnités (télétravail, frais, etc.) PC, smartphone et abonnement
Executive assistant, Management assistant