Assistant / Assistante de direction

MISSIONS

Au sein d'une association de prévention et de promotion de la santé composée de 8 salariés et travaillant avec plusieurs prestataires, l'assistant(e) de direction, administratif(ve) et comptable contribue au bon fonctionnement administratif et financier de l'association, en lien avec la directrice et l'équipe.

Il/elle assure le suivi administratif et comptable courant et apporte à la direction les éléments nécessaires au suivi de l'activité et des budgets.

Gestion administrative

• Assurer la gestion administrative courante: mails, courriers, classement, archivage et suivi des dossiers.
• Réaliser les achats et commandes de matériel et de fournitures.
• Assurer le suivi des fournisseurs et des prestataires.
• Préparer et suivre les factures et paiements.
• Assurer le suivi des contrats, assurances, adhésions et principales échéances administratives.
• Participer à la préparation des réunions statutaires et au suivi administratif des décisions.
  Gestion comptable et financière
• Assurer la saisie et le suivi de la comptabilité courante, en lien avec le cabinet comptable.
• Enregistrer et contrôler les recettes, dépenses, factures et pièces comptables.
• Suivre les règlements, encaissements et rapprochements bancaires.
• Assurer le suivi des subventions et de leur affectation.
• Préparer les éléments nécessaires à la paie et au suivi des frais professionnels et charges sociales.
• Utiliser les outils de comptabilité, de gestion des salariés et de suivi budgétaire de l'association.

Suivi budgétaire et appui à la direction

• Participer à l'élaboration et au suivi des budgets de l'association et des projets.
• Assurer le suivi analytique des dépenses et recettes par projet ou action.
• Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs de suivi.
• Identifier les écarts entre les prévisions et les réalisations et en informer la direction.
• Préparer les éléments financiers nécessaires au suivi des projets et à la prise de décision de la direction.
• Contribuer à l'amélioration des outils et procédures de gestion de l'association.