Verwaltungsfachkraft (Mensch*) Assistenz der Geschäftsführung, Personalverwaltung, QM-Administration

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine Verwaltungsfachkraft (Mensch*) mit Teilzeit (20 Wochenstunden) für die Assistenz der Geschäftsführung, Personalverwaltung und QM-Administration.

Du übernimmst eine vielseitige Vertrauensposition an der Schnittstelle von Geschäftsführung, Personalverwaltung und Qualitätsmanagement. Du koordinierst administrative Vorgänge selbstständig, bereitest Informationen auf und behältst Fristen und Rückmeldungen im Blick. Durch die Nähe zur Geschäftsführung und den Umgang mit sensiblen Personal- und Unternehmensinformationen sind Diskretion und Verlässlichkeit besonders wichtig.

Dein Job:

• Koordinierung von Terminen, Besprechungen und Abstimmungen sowie Vorbereitung von Unterlagen, Gesprächsnotizen und Wiedervorlagen
• Bearbeitung vertraulicher Korrespondenz, Aufbereitung von Informationen und Entscheidungsvorlagen sowie Nachhaltigkeit von Fristen, Rückmeldungen und offenen Vorgängen
• Pflege von Stammdaten und Personalunterlagen, Vorbereitung von Vertragsdokumenten und Bescheinigungen sowie Begleitung von Ein- und Austritten
• Vorbereitung der Entgeltabrechnung durch Erfassung, Prüfung und Zusammenstellung von Arbeitszeiten, Fehlzeiten und personellen Veränderungen
• Pflege von QM-Daten, Dokumenten und Nachweisen nach fachlichen Vorgaben sowie Organisation von AZAV-Audits

Das bringst du mit:

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Assistenz, Büro- oder Personalverwaltung; QM-Dokumentenpflege ist von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office, digitaler Dokumentation und vertraulichen Unterlagen
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit Blick für Prioritäten, Fristen und Details
• Sehr gute schriftliche Kommunikation, Verbindlichkeit, ausgeprägte Diskretion und Integrität

Was dich bei uns erwartet:

• 1.602,50 € brutto monatlich bei 20 Wochenstunden (40 Stunden Vollzeit)
• Eine abwechslungsreiche Vertrauensposition mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Strukturierte Einarbeitung und individuelle Fortbildungsmöglichkeiten
• Eine Kultur, die Wertschätzung, Klarheit und Verantwortung verbindet
• 30 Tage Urlaub (Fünf-Tage-Woche), Gleitzeit und Arbeitszeitkonto
• Mobiles Arbeiten, soweit mit den Aufgaben vereinbar
• Corporate Benefits und kurze Entscheidungswege