ASSISTANT.E EN GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE (H/F)

Oeuvrant dans le domaine des énergies renouvelables, Observ'ER (Asso loi 1901, 6 personnes) et la Fondem (FRUP) recherchent leur assistant.e Administration et finances

1- MISSIONS PRINCIPALES

Accueil et logistique

• Accueillir et renseigner les visiteurs: Réception des appels, réception des démarchages, accueil des visiteurs (y compris café d'accueil);
• Accueil prestataires externes, suivi des contrats prestataires (y compris La Poste, téléphonie, copieur, maintenance et entretien.); gestion des fournitures de bureau et des stocks, de la poubelle de recyclage;
• Tenue de la base de données de contacts: entrée et mise à jour des contacts;

Administration:

• Gestion du courrier: archivage des courriers et bordereaux, affranchissement, impression de publipostages, affranchissement et envoi;
• Traitement des NPAI;
• Remise de chèques;
• Assistance à la direction pour la préparation et le suivi des Conseils d'administration et assemblées générales: envoi convocations, préparation des dossiers et de la salle, d'une collation le cas échéant, suivi du compte-rendu; actualisation des membres du CA;
• Appui aux équipes pour la gestion de dossiers administratifs et/ou comptables (scan de pièces) ponctuels, et tout autre tâche administrative;
• Gestion des dossiers OPCO;
• Responsable onboarding/offboarding et inventaire des matériels informatiques, en liaison avec prestataire informatique;
• Responsable de la gestion des bureaux: contacts prestataires pour menus travaux, relai de la société d'entretien, office management.

OBSERV'ER

• Gestion des revues et ouvrages publiés: préparation des commandes et expéditions, gestion des arrivées de revues et intégration au stock (physique + base de données); mise à jour du fonds documentaire, rangement des stocks;
• Appui commercial en salon (de façon ponctuelle déplacement en province), préparation des colis d'expédition (5-6 fois par an).
• Appui aux études: traitement excel de questionnaires
  Finances et gestion:
• Scan des factures papier et suivi des factures fournisseurs
• Saisie des factures dans le classeur de suivi analytique;
• Saisie des factures dans la plateforme bancaire
  Selon opportunité:
• Organisation de webinaires: invitations, organisation technique

FONDEM

• Préparation et saisie des virements 2 fois par mois;
• Gestion de la médecine du travail: prise de rendez-vous, suivi;
• Appui recrutement, publication fiche de poste, tri des candidatures, organisation des tests.
• Gestion de boîte mail générale;
• Accompagnement de la RAF dans les audits financiers et le suivi financier
• Classer les pièces justificatives après paiements par analytique
• Accompagner la Direction dans des taches autres au besoin.