Secrétaire de département (H/F)
RESPONSABILITÉS: Missions principales Dans le cadre d'une suppléance temporaire du responsable du service d'aide au pilotage, l'agent assure la continuité des activités du service et des missions nécessaires au pilotage de l'établissement. Son champ d'intervention porte sur l'organisation et le fonctionnement de l'établissement ainsi que sur le suivi des moyens humains, financiers, patrimoniaux et logistiques. Il assure également, en lien avec le responsable des ressources humaines et la Directrice des affaires financières, le suivi et la gestion prévisionnelle de la masse salariale. Activités principales A - Pilotage et contrôle de gestion - Assurer le suivi et l'actualisation des tableaux de bord stratégiques et de gestion; - Alimenter et fiabiliser les données nécessaires au pilotage de l'établissement; - Assurer le reporting auprès de la direction: analyses, synthèses, indicateurs et alertes; - Analyser les écarts entre prévisions et réalisations et identifier les éventuels risques ou dysfonctionnements; - Proposer des actions correctives et contribuer à l'amélioration des procédures internes; - Apporter un appui méthodologique aux différents services; - Participer au dialogue budgétaire, à l'élaboration du budget et à l'analyse de son exécution; - Contribuer au suivi et à l'optimisation de la comptabilité analytique. B - Suivi et gestion prévisionnelle de la masse salariale - Assurer le suivi et le pilotage de la masse salariale et des emplois avec le responsable des ressources humaines; - Fiabiliser les données, mesurer l'impact des choix de gestion et analyser les écarts entre prévisions et réalisations; - Participer au calcul du GVT et à l'élaboration des prévisions de dépenses de personnel; - Participer à la remontée pluriannuelle du DPGECP; - Assurer un reporting régulier auprès de la direction et signaler les points de vigilance; - Assurer le suivi des heures d'enseignement et des heures complémentaires; - Veiller à la continuité des outils, procédures et échéances du service pendant la durée de la suppléance. PROFIL RECHERCHÉ: Niveau d'études (avec précision éventuelle de la spécialité): licence au minimum Niveau d'expérience: tout niveau Langue (et niveau demandé): sans objet, même si l'anglais est un plus. Connaissances, savoirs: - Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche en France - Connaissance générale des finances publiques et des principes fondamentaux de la Loi organique relative aux Lois de finance (LOLF) - Connaissance générale des principes fondamentaux de la Gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) - Disposer d'une formation ou d'une expérience en contrôle de gestion - Connaître les systèmes d'information Savoir-faire: - Très grande maîtrise des outils informatiques et maîtrise avancée des fonctionnalités d'Excel, dont connaissance de la programmation en VBA pour Excel, notamment pour le suivi de la masse salariale - Maîtriser les outils d'extraction de bases de données et de traitement des données - Maîtriser les techniques de conduite de réunion et de négociation - Savoir rédiger des documents de synthèse - Savoir rechercher et proposer des solutions adaptées aux besoins des services Savoir-être: - Être rigoureux et organisé - Savoir travailler en équipe et solidairement - Avoir le sens de l'écoute et du dialogue - Être capable de collaborer avec les différents services de l'établissement - Faire preuve d'autonomie - Être force de proposition
Débutant accepté