Assistante administrative et technique en Cabinet de Géomètre H/F

Mission principale

En tant qu'assistante administrative et technique, vous serez chargé(e) d'assurer la gestion administrative et technique de l'entreprise, en garantissant le bon déroulement des interactions avec le public et le suivi administratif et financier des projets, avec une attention particulière portée à la qualité de la relation client, à la bonne transmission des demandes et à leur suivi administratif.

Responsabilités principales

1. Accueil, relation client et gestion administrative

• Accueillir le public avec professionnalisme et convivialité.
• Gérer le standard téléphonique et orienter les appels selon les besoins.
• Assurer la gestion et le suivi des boîtes mails, en veillant à ce qu'aucune demande ne reste sans traitement.
• Assurer la bonne transmission des demandes des clients aux collaborateurs concernés et effectuer, si nécessaire, les relances utiles afin d'en faciliter le suivi.
• Veiller à la continuité de l'information entre les clients et les collaborateurs du cabinet et transmettre aux clients les informations d'avancement communiquées par les équipes.
• Assurer les tâches de secrétariat classique, notamment la rédaction de courriers.
• Effectuer les tâches de gestion administrative courante.

1. Suivi administratif et financier des chantiers/dossiers

• Participer au suivi administratif des projets techniques en lien avec les équipes du Géomètre-Expert et assurer l'interface entre les clients et les collaborateurs techniques pour le bon suivi des dossiers.
• Suivre les demandes de pièces, informations ou interventions nécessaires à l'avancement des dossiers et effectuer les relances utiles.
• Assurer le suivi financier des différents dossiers, en veillant à la rigueur et à la transparence des opérations.
• Assurer la gestion administrative et le suivi des devis: mise en forme, envoi, suivi des retours, relances et classement.
• Assurer la gestion et le suivi de la facturation: établissement des factures à partir des éléments transmis par les responsables de dossier, envoi, suivi des règlements et relances.

1. Gestion des fournisseurs et prestataires

• Assurer le suivi administratif des fournisseurs et prestataires du cabinet: demandes de devis, commandes, contrats, échéances, factures et échanges courants.

1. Gestion des appels d'offres

• Préparation, suivi de la partie administrative des consultations.

Profil recherché

• Connaissance du monde des Géomètres-Experts et de leurs activités (non exigée, mais appréciée).
• Maîtrise des outils informatiques, notamment le pack Office (Word, Excel, etc.).
• Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.
• Sens du service et de la relation client: écoute, courtoisie, disponibilité et souci d'apporter une réponse adaptée.
• Qualités personnelles: réactivité, organisation, rigueur et gestion efficace des priorités.
• Capacité à assurer le suivi administratif d'une demande, à relancer les interlocuteurs concernés et à alerter en cas de difficulté ou de retard.
  Ce poste est idéal pour une personne organisée, polyvalente et proactive, souhaitant évoluer dans un environnement lié aux activités des Géomètres-Experts et particulièrement attachée à la qualité du service rendu aux clients.