Assistant(e) commercial(e) et administratif(ve) et Support RH - H (H/F)

Nous recherchons un(e) Assistant(e) commercial(e) et administratif(ve) pour accompagner la direction dans la gestion opérationnelle d'une PME industrielle de 20 salariés.
Rattaché(e) à la direction, vous assurez un rôle central dans le suivi administratif, commercial et relationnel de l'entreprise. Vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de l'activité et à la qualité du service rendu aux clients.
Ce poste nécessite une personne organisée, fiable et polyvalente, capable de gérer à la fois le suivi commercial, la relation client et les tâches administratives quotidiennes de l'entreprise.
Fiabilité et discrétion sont deux qualités essentielles attendues pour ce poste.

Missions de l'Assistant(e) commercial(e) et administratif(ve)

1. Gestion administrative des ventes

• Réceptionner, traiter et suivre les demandes clients.
• Enregistrer et suivre les commandes clients.
• Assurer le suivi administratif des dossiers clients.
• Mettre à jour les bases de données clients, tarifs, références et conditions commerciales.

1. Relation client et suivi commercial

• Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des mails entrants.
• Répondre aux demandes courantes des clients ou les transmettre aux interlocuteurs concernés.
• Relancer les clients concernant les devis, commandes, documents manquants ou paiements, si nécessaire.
• Suivre les délais, informer les clients de l'avancement des commandes et alerter en cas de retard, en coordination avec le responsable commercial.
• Participer à la fidélisation des clients par un suivi réactif, professionnel et rigoureux.

1. Support au service commercial

• Assister le responsable commercial dans ses missions quotidiennes.
• Mettre à jour les tableaux de suivi commercial: devis, commandes, relances, chiffre d'affaires, prospects.
• Contribuer à l'amélioration des outils de suivi et d'organisation commerciale.

1. Gestion administrative générale

• Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des documents administratifs.
• Rédiger et mettre en forme des courriers, mails, comptes rendus ou documents internes.
• Gérer les tâches administratives courantes liées à l'activité de l'entreprise.
• Assurer l'approvisionnement des fournitures administratives et des EPI pour l'atelier
• Contribuer à la bonne circulation de l'information au sein de l'entreprise.
• Faire le lien entre les clients, la direction, le service commercial, la production et l'expédition.

1. Facturation

• Assurer et contrôler l'envoi des factures aux clients.
• Suivre les règlements clients et effectuer les relances de premier niveau.

1. Support administratif RH

• Assurer le suivi des heures réalisées par les salariés de l'entreprise (pointeuse)
• Assurer le suivi des absences et des congés des salariés
• Assurer la distribution des tickets restaurants
• Assurer la mise à jour des informations affichées à destination du personnel de l'atelier
• Assurer le suivi des intérimaires en liaison avec l'agence d'intérim

Qualités attendues

• Rigueur, organisation et sens des priorités.
• Très bonne expression écrite et orale.
• Aisance relationnelle et sens du service client.
• Autonomie et réactivité.
• Discrétion et fiabilité.
• Maîtrise des outils bureautiques: Outlook, Excel, Word.
• La connaissance de Sage ou d'un logiciel de gestion commerciale serait un plus.
• Aptitude à travailler en équipe.

Expérience

• Au moins 3 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) au sein d'une PME ou sur un poste équivalent.

Profil attendu
Nous recherchons avant tout un savoir-être, une personne de confiance, discrète et rigoureuse et impliquée, capable d'accompagner la direction au quotidien et de s'investir durablement dans l'entreprise.

• Bac +2 ou niveau équivalent.
• Une expérience au sein d'une PME industrielle serait un plus.
• Vous êtes investi(e), organisé(e) et attaché(e) à la qualité du travail bien fait.
• La connaissance de Sage