Assistant-e de projet PEPR VDBI (H/F)

RESPONSABILITÉS:

• Suivi, en lien avec la Direction financière des établissements porteurs des PEPR et le.la chef.fes de projet, des activités de suivi administratif et financier (principalement suivi budgétaire);
• Soutien logistique de l'équipe d'animation: préparation et suivi des missions, prise des billets, réservations et des commandes, logistique des séminaires et réunions, gestion et sélection de dates des réunions internes et externes;
• Soutien logistique aux centres opérationnels, aux projets ciblés et aux projets financés: aide à l'organisation de workshops, sélection des lieux et prestataires, lien avec les équipes projets sur l'organisation logistique globale;
• En étroite collaboration avec le.la Chef.fe de projet des PEPR, participer à l'organisation des différents évènements du PEPR (réunions, séminaires, conférences annuelles...); contribuer à l'élaboration du programme, mise en œuvre des aspects logistiques;
• Sélectionner et proposer à la gouvernance les prestataires appropriés et suivre leurs réalisations;
• Assurer le lien avec les services appropriés pour les passages des commandes, réception et règlement des factures;
• Constituer les dossiers d'établissement des conventions de reversement et des éléments financier pour que le service en charge puisse exécuter les dépenses;
• Assurer l'information sur son activité auprès de l'ensemble du dispositif d'animation (réunion hebdomadaire avec les directeurs de programme et/ou le.la chef.fe de projet);
• Organiser et suivre l'activité de l'équipe d'animation;
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du PEPR;
• Assurer les liens nécessaires avec les services au sein des établissements pilotes et l'ANR.

PROFIL RECHERCHÉ:

Il est attendu du ou de l'assistant.e des PEPR (Programme et équipement prioritaire de recherche) d'appuyer l'activité des co-directeurs de programme et des chefs de projet des PEPR VDBI et MOBIDEC, pour une bonne mise en œuvre et suivi des projets.

• Bonne connaissance des outils bureautiques et des outils de communication
• Connaissances en gestion financière
• Gestion de projet
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise des outils de gestion de bases de données
• Aptitude à s'intégrer à une équipe de management et de gouvernance
• Capacités d'analyse et de synthèse permettant la prise de décision
• Organisation, polyvalence et gestion du temps
• Disponibilité, discrétion