Charge(e) Accueil (H/F)

La commune d'EGUISHEIM recherche dans le cadre d'un remplacement temporaire d'un agent en arrêt maladie d'une durée d'environ 3 mois (Contrat susceptible d'être prolongé selon l'évolution de la situation médicale et des besoins du service):

1 CHARGE(E) D'ACCUEIL (H/F)

Premier visage de la commune et maillon essentiel du secrétariat, l'agent d'accueil assure le lien quotidien avec nos administrés et garantit la qualité du service rendu à la population. C'est tout le sens de ce poste en remplacement ! Votre rôle consistera, sous l'autorité directe du secrétaire général de mairie, à assurer les missions ci-dessous, en rapport essentiellement avec l'accueil:

Accueil et relation citoyenne:

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie: écoute, conseil, soutien et réponse aux demandes simples;
• Effectuer la primo-orientation du public, prendre les messages et hiérarchiser les demandes selon leur degré d'importance et d'urgence.

Voirie/stationnement:

• Voirie: Information du public sur la réglementation locale applicable en la matière, délivrance des macarons de stationnement;
• Traitement des R.A.P.O. (recours administratifs préalables obligatoires) en matière de stationnement.

Gestion des salles et équipements communaux:

• Agent référent des locations de salle: gestion des contrats de location, tenue de l'agenda partagé, suivi des états des lieux;
• Gestion des prêts de matériels (suivi des cautions/paiement);
• Concours à la tenue de la régie des produits divers (dont locations de salles).

Population, état civil et action sociale:

• Concours à la tenue du fichier population et des registres d'état civil;
• Recensement citoyen - tous actes d'administration s'y rapportant (convocations, déclarations trimestrielles, diplômes.);
• Suivi de la base d'adresses locales;
• Attestations d'accueil: réception et suivi des dossiers, vérifications;
• Plan d'alerte et d'urgence: participation au suivi des procédures en cas de déclenchement (échanges téléphoniques avec les personnes âgées).

Secrétariat polyvalent et communication institutionnelle:

• Rédaction, saisie, mise en forme et édition de courriers et documents administratifs de toute nature;
• Concours au lancement d'envois en nombre (invitations, diffusions diverses.);
• Concours à la tenue réglementaire des registres municipaux (délibérations, arrêtés municipaux: numérotation, tableau récapitulatif, reliures);
• Classement/archivage de documents.

Divers - missions exercées, selon profil et en appui ou en suppléance:

• Urbanisme: réception et traitement de dossiers courants (certificats d'urbanisme, déclarations préalables.): enregistrement, accusés de réception, affichage réglementaire et suppléance (lors des absences de l'agent référent);
• Finances: concours à la tenue de la comptabilité (saisie de mandats, création de tiers fournisseurs, de bons de commande, etc. );
• Cimetière (primo-accueil): renseignement des familles, identification des concessions et attribution de nouvelles concessions (en appui).

Temps de travail:

• 35h00/semaine en horaires variables sur 4,5 jours du lundi au vendredi (mercredi après-midi libre.)

Avantages:

• Régime indemnitaire;
• Remboursement à hauteur de 75 % d'un abonnement/titre de transport en commun;
• Forfait mobilité durable;
• 13ème mois;
• Prévoyance avec participation de l'employeur;
• Mutuelle santé: participation aux frais de cotisation si adhésion à une mutuelle labellisée;
• Adhésion au Groupement d'Action Sociale du Haut-Rhin.

Conditions du poste:

• Type de contrat: CDD - Temps complet (remplacement arrêt maladie).
• Date de prise de fonction: Dès que possible.