Assistant / Assistante de direction

Intitulé du poste: Assistante de direction

Missions:
En étroite collaboration avec la direction, assure des missions, des activités polyvalentes administratives et de
gestion du personnel.
Contribue, dans son champ de compétence et son périmètre d'intervention, à la mise en œuvre administrative
du projet d'établissement et du pôle.

Activités principales:
Gestion et organisation administrative:
o Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes;
o Assurer la gestion du courrier et des courriels;
o Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables selon les procédures internes
et vérifier la conformité des livraisons;
o Préparer, organiser et suivre les différents temps/rituels professionnels et événements
institutionnels;
o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers;
o Gérer des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière dans son champ de
compétence;
o Créer, organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives a la gestion administrative.
Gestion administrative liée aux personnes accompagnées:
o Assurer le suivi quotidien des présences;
o Suivi des dossiers d'admission: dossier social de l'usager et documents obligatoires à l'admission.
Gestion du personnel
o Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations;
o Réaliser un suivi administratif du personnel;
o Assurer la gestion des éléments mensuels de paie;
o Constituer des dossiers administratifs de recrutement des nouveaux salariés;
o Tenir le registre du personnel;
o Assurer la gestion du planning et du temps de travail des salariés (arrêt maladie, visite médicale,
demande de congés).
Communication
o Informe et communique au directeur/rice tout événement ou information porté à sa connaissance et
utile et nécessaire au bon fonctionnement de l'établissement
o Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe;
o Rédiger et mettre en forme des documents divers (compte-rendus, courriers, mails, rapports, etc..),
les reproduire et les diffuser;
o Gérer le classement et l'archivage;
o Récupérer, vérifier et transmettre des documents comptables au référent comptable.

Savoirs/Connaissances spécifiques:

• Connaissance (appétence) du public accueilli
• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite;
• Maitrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie;
• Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale.

Critères de qualité:

• Aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire;
• Sens relationnel et respect d'autrui;
• Confidentialité;
• Rigueur;
• Capacité a prendre des initiatives;
• Capacité a s'adapter aux changements, a faire face a des situations d'urgence;
• Savoir gérer/prioriser son activité et respecter les échéances.