Un Chargé de la vie locale et associative (H/F)
Intitulé du poste: Assistante de direction Missions: En étroite collaboration avec la direction, assure des missions, des activités polyvalentes administratives et de gestion du personnel. Contribue, dans son champ de compétence et son périmètre d'intervention, à la mise en œuvre administrative du projet d'établissement et du pôle. Activités principales: Gestion et organisation administrative: o Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes; o Assurer la gestion du courrier et des courriels; o Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables selon les procédures internes et vérifier la conformité des livraisons; o Préparer, organiser et suivre les différents temps/rituels professionnels et événements institutionnels; o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers; o Gérer des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière dans son champ de compétence; o Créer, organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives a la gestion administrative. Gestion administrative liée aux personnes accompagnées: o Assurer le suivi quotidien des présences; o Suivi des dossiers d'admission: dossier social de l'usager et documents obligatoires à l'admission. Gestion du personnel o Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations; o Réaliser un suivi administratif du personnel; o Assurer la gestion des éléments mensuels de paie; o Constituer des dossiers administratifs de recrutement des nouveaux salariés; o Tenir le registre du personnel; o Assurer la gestion du planning et du temps de travail des salariés (arrêt maladie, visite médicale, demande de congés). Communication o Informe et communique au directeur/rice tout événement ou information porté à sa connaissance et utile et nécessaire au bon fonctionnement de l'établissement o Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe; o Rédiger et mettre en forme des documents divers (compte-rendus, courriers, mails, rapports, etc..), les reproduire et les diffuser; o Gérer le classement et l'archivage; o Récupérer, vérifier et transmettre des documents comptables au référent comptable. Savoirs/Connaissances spécifiques: - Connaissance (appétence) du public accueilli - Maîtrise des techniques de communication orale et écrite; - Maitrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie; - Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale. Critères de qualité: - Aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire; - Sens relationnel et respect d'autrui; - Confidentialité; - Rigueur; - Capacité a prendre des initiatives; - Capacité a s'adapter aux changements, a faire face a des situations d'urgence; - Savoir gérer/prioriser son activité et respecter les échéances.
3 An(s), Planification des tâches et gestion des priorités, S