RESPONSABILITÉS:
La secrétaire assure les missions du secrétariat avec suivi des dossiers médicaux, en collaboration avec l'ensemble des secrétariats médicaux, des services administratifs, des soignants et des médecins.
Conditions de travail:
Horaires: Horaire coupé ou continu selon les plannings prévus et l'activité du service avec une amplitude de 8h00 à 17h15 - Temps de travail journalier: 7h30 - Amplitude horaire: 8h15
Contraintes organisationnelles et relationnelles: Dépassements d'horaires éventuels - Contact avec le public - Travail en collaboration avec l'ensemble de ses collègues et participation à la gestion des autres spécialités du secteur - Exigence d'un accueil de qualité les patients - Polyvalence sur les différentes tâches, savoir évoluer en même temps que le métier évolue.
Matériels et outils utilisés: Outils informatiques, utilisation des logiciels DPI, Firstnet, Nadis, Lifen, Traça DPP, Dict, PACS, Excel, Word, Evoluance, Outlook, PFM, octime Médica. Téléphone, copieurs, fax, plannings.
Activités:
Accueil physique
- Accueil physique des patients hospitalisés, des visiteurs, du public, des professionnels de santé.
Accueil téléphonique
- Réception des appels téléphoniques des patients, des familles, du public, des professionnels de santé, du personnel, des médecins traitants et des services de l'HNFC.
- Gestion des appels téléphoniques et transmission des demandes.
Gestion des dossiers
- Gestion du dossier du patient hospitalisé: importation des documents dans le DPI
- Gestion du secrétariat Epileptologie-Sommeil
Courriers
- Saisie et mise en forme des documents, des courriers et comptes rendus médicaux
- Traitement des courriers: copies et envoi des CR
Tâches administratives
- Préparation et participation éventuelles à des réunions
- Retranscription des tableaux de garde établis par les médecins
- Reproduction de documents
- Gestion des fournitures de bureau
- Gestion des fax, du courrier (tri et distribution)
- Commandes de fournitures et imprimés.
PROFIL RECHERCHÉ:
Diplôme:
BAC science médico-sociale
BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat
Prérequis:
Connaissance de la bureautique
Connaissance de l'environnement médical
Aptitudes:
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
- Bonne technicité en secrétariat (frappe, orthographe, terminologie médicale)
- Connaissance des règles de confidentialité et du secret médical
- Bonne gestion des priorités