Secrétaire Auto Ecole/Responsable de Bureau pour Monaco (H/F)

Vous assurez le bon fonctionnement administratif et opérationnel de notre auto-école à Monaco:
-accueil et suivi des élèves de l'inscription jusqu'à l'obtention du permis,
-coordination des plannings des moniteurs,
-gestion des examens et tenue générale du bureau.
Le/la titulaire est le point de contact central entre les élèves, les moniteurs et la direction.
Prise de poste au plus tôt le 10 septembre.
Transmettre candidature CV et lettre de motivation impérative avec votre date de disponibilité.

Activités principales

1. Accueil et relation élèves

• Accueil physique et téléphonique des élèves et prospects
• Information sur les formations (permis B manuel/automatique, AAC), les tarifs et les modalités d'inscription
• Traitement des demandes par e-mail et suivi des relances
• Gestion des réclamations de premier niveau, remontée à la direction si nécessaire

1. Inscriptions et dossiers élèves

• Constitution, vérification et suivi des dossiers d'inscription (pièces justificatives, formulaires administratifs)
• Dépôt et suivi des dossiers auprès des services compétents
• Tenue à jour des dossiers tout au long de la formation (heures effectuées, évaluations, échéances)
• Archivage conforme et confidentialité des données personnelles

1. Plannings des moniteurs

• Élaboration et mise à jour des plannings de leçons de conduite
• Optimisation de l'occupation des créneaux et des véhicules
• Gestion des absences, remplacements et imprévus
• Communication quotidienne avec les moniteurs

1. Examens

• Inscription des élèves aux épreuves théoriques et pratiques
• Suivi des places d'examen, convocations et résultats
• Coordination des présentations avec les moniteurs (élèves prêts, ordre de passage)
• Suivi statistique des taux de réussite

1. Gestion du bureau

• Encaissements, facturation et suivi des paiements élèves (y compris échéanciers)
• Suivi de caisse
• Commandes de fournitures et petits achats
• Gestion du courrier et des documents administratifs courants
• Tenue et propreté du bureau et de l'espace d'accueil (rangement, nettoyage courant)

Compétences requises
-Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, e-mail)

• Aisance avec les logiciels de gestion de planning (la connaissance d'un logiciel d'auto-école est un plus)
• Rigueur administrative et gestion des priorités
• Bonne expression écrite et orale en français; l'anglais ou l'italien est un plus (clientèle internationale)
• Maitrise d'Elgéaweb un gros plus

PROFIL DU CANDIDAT
Expérience impérative en secrétariat, accueil ou gestion administrative (une expérience en auto-école ou en établissement recevant du public est fortement appréciée)

• Formation Bac à Bac+2 en assistanat/gestion administrative ou équivalent par l'expérience
• La maitrise de l'anglais est un très gros plus

SAVOIR ETRES:

• Sens de l'accueil et du service
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Autonomie, fiabilité, ponctualité
• Diplomatie, notamment avec un public jeune et leurs parents

CONDITIONS:
Rémunération: selon profil et expérience, conformément à la législation monégasque
Horaires: répartis sur la semaine selon les horaires d'ouverture du bureau (à préciser lors de l'entretien)