Assistant de direction - H/F

RESPONSABILITÉS:

1. Gestion de l'assistanat du Directeur des Opérations

• Gestion de l'agenda du Directeur des Opérations
• Organisation des déplacements
• Planification des REX
• Gestion des invités (évènements, pass, billetterie, séjour, vœux, pass entreprises, etc.)
• Être l'interlocuteur des responsables d'équipes
• Suivi des évènements se déroulant au Puy du Fou
• Etablissement du planning annuel et préparation des plannings retro d'ouverture
• Organisation d'évènements divers (séminaires, soirée DOP, etc..) et des visites officielles

1. Organisation et pilotage des équipes

• Concevoir et mettre à jour les outils de suivi d'activité, de tableaux de bords et reporting
• Suivi des CA et KPI hebdomadaires, mensuels et annuels

1. Gestion des dossiers en lien avec les autorités

• Suivi des dossiers administratifs en lien avec les autorités tels que le SDIS, le CNAPS, la Gendarmerie, la Préfecture, la mairie...

1. Suivi financier:

• Du budget du Directeur des Opérations:
• Suivi et vérification des factures, gestion des notes de frais, devis, commandes...
• Être le lien avec le service comptabilité
• Des budgets de la direction des opérations:
• Préparation des budgets annuels et des atterrissages en lien avec le contrôleur de gestion et le directeur des Opérations
• Accompagnement des équipes dans leur suivi de budget
• Contrôle des budgets mensualisés en lien avec le contrôle de gestion

1. Gestion RH:

• Etablir les plannings des médecins et veiller à ce que les logiciels de planification soient complets pour l'établissement de la paie
• Être le lien avec le service RH
• Suivi et Reporting mensuel de la masse salariale
• Suivi des CDI de la Direction des Opérations
• Suivi des bons de commandes intragroupe

1. Gestion Opérationnelle:

• Rédaction de courriers / Comptes rendus
• Préparation de dossiers et des réunions pour le directeur des opérations
• Transmission des informations entre la Direction et les différents interlocuteurs
• Centraliser les besoins des équipes de la Direction des Opérations
• Suivi de projets divers

1. Accompagnement des assistantes administratives des équipes:

• Organiser et superviser le travail de l'assistanat administratif
• Organisation et animation des réunions avec les supports administratifs de la DOP

PROFIL RECHERCHÉ:

Formation et diplômes: issu(e) d'une formation bac+2 à bac+3 type BTS Assistant de Manager, BTS Gestion PME-PMI

Expérience nécessaire:

• Entre 3 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire

Compétences requises:

• Excellente maitrise de l'outil informatique (pack office, outlook, ect..)
• Excellente qualité rédactionnelle et relationnelle
• Capacité à gérer des agendas, réunions, déplacements, ect.
• Maitrise de la gestion de budget
• Connaissance en RH et en comptabilité
• Savoir faire de la veille d'information

Qualités requises:

• Être à l'écoute, disponible et savoir s'adapter
• Sens de la confidentialité, discrétion
• Polyvalence, sens du service
• Autonomie, rigueur, esprit d'analyse et de synthèse
• Capacité à travailler en équipe, et bon communiquant