ASSISTANT(E) DIRECTION - H/F

Description:

1. Gestion administrative:

• Rédaction de courriers, rapports, comptes rendus et documents divers.
• Gestion des appels téléphoniques et des courriels.
• Classement et archivage des documents administratifs.

1. Support à la direction:

• Assistance dans la prise de décisions en fournissant des informations pertinentes.
• Préparation de réunions (ordre du jour, convocations, prise de notes).
• Suivi des projets de la direction et mise en œuvre des décisions prises.
• Gestion des rendez-vous et des déplacements professionnels.

1. Coordination des équipes:

• Communication avec les différents services de l'hôtel (réception, housekeeping, etc.).
• Transmission des directives de la direction aux différents départements.
• Coordination des événements ou réunions d'équipe.
• Assurer le lien entre la direction et le personnel opérationnel.

1. Gestion de la relation client:

• Assurer un suivi auprès des clients VIP et traiter les demandes spécifiques.
• Gérer les plaintes ou problèmes en escalade, en collaboration avec les équipes de réception.
• Maintenir une communication fluide avec les partenaires externes et les fournisseurs.

1. Gestion des ressources humaines:

• Participer à la gestion des plannings et du personnel.
• Suivi des absences, congés et horaires.
• Aider dans le recrutement, la formation et l'intégration des nouveaux employés.

1. Suivi financier:

• Contrôle des factures et paiements en lien avec le service comptabilité.
• Aider à la préparation de budgets ou rapports financiers à la demande de la direction.
• Suivi des commandes et des stocks en lien avec les fournisseurs.

1. Veille et conformité:

• Veiller à ce que l'établissement soit conforme aux réglementations en vigueur, notamment en termes de sécurité et d'hygiène.
• Assurer une mise à jour des procédures administratives et légales.

1. Gestion événementielle:

• Organisation d'événements internes (réunions, séminaires) ou pour les clients (mariages, conférences).
• Coordination avec les prestataires extérieurs pour l'organisation d'événements spéciaux.

1. Soutien aux opérations quotidiennes:

• Aider dans la gestion des imprévus et urgences de l'hôtel (incidents techniques, plaintes clients, etc.).
• Remplacement temporaire de personnel administratif ou en réception si nécessaire.

Profil recherché:

• Distinction et maîtrise des codes de la relation avec les clients
• Facilite le dialogue entre les équipes et la direction
• Excellent commercial, bon manager
• Organisé, fiable et sens de la discrétion
• Une présentation soignée