Secrétaire administratif collectivité territoriale (H/F)

Le CDG 06 propose une mission de 3 mois au sein d'une collectivité de 113 habitants située dans la Vallée de la Tinée.
Le contrat pourra être prolongé en fonction de la date de reprise de la titulaire du poste.

Porteuse de l'image de la commune auprès des administrés, la personne devra être polyvalente et investie dans les missions de service public incombant à l'accueil d'une collectivité:

• Accueil physique et téléphonique du public;
• Gestion des informations destinées au public;
• Tâches de secrétariat.

Missions:

• Accueil physique et téléphonique du public:

• accueille le public avec amabilité et veille à son bon renseignement;
• reçoit, filtre et oriente les appels téléphoniques;
• prend des messages en tant que de besoin, met en relation les correspondants;
• réagit avec pertinence aux situations d'urgence;
• renseigne sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité;
• présente des documents d'information et de communication;
• oriente vers les interlocuteurs et services compétents.

*Gère et affiche les informations destinées au public:

• diffuse des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services;
• recherche, sélectionne, synthétise et diffuse des informations.

• Assure des tâches de secrétariat:

• participe à la gestion du courrier communal: assure le départ du courrier avec les services postaux et oriente le courrier arrivé;
• participe à la réorientation des courriels destinés à la collectivité;
• gère le planning des salles municipales: réservations, fiches de liaison; etc.;
• réceptionne les demandes de déclarations d'état civil: naissance, mariage, décès, etc.;
• apprécie et contrôle la demande au regard des documents présentés;
• prépare et met en forme les actes administratifs du Maire: convocations, comptes--rendus, arrêtés, délibérations, etc.
• participe à l'archivage des documents municipaux.

D'autres activités pourront être confiées à l'agent pour répondre aux nécessités de service.

Profil recherché

• Diplôme de niveau en gestion administrative ou secrétariat;
• Expérience professionnelle souhaitée de 2 ans minimum

Compétences techniques:

• maîtriser les règles et outils de communication;
• savoir identifier et gérer la demande et son degré d'urgence;
• savoir appliquer les règles de communication et de protocole;
• maîtriser le fonctionnement du standard téléphonique;
• connaître et maîtriser l'organigramme de la structure;
• connaissances de base en informatique, Pack office;
• facilité d'apprentissage à l'utilisation de logiciels métiers.

Compétences relationnelles:

• savoir adapter son intervention aux différents publics;
• être toujours disponible et d'humeur égale;
• conserver neutralité et objectivité face aux situations.