Assistant administratif / Assistante administrative multilingue (H/F)

Missions

• Accueillir, accompagner et informer les étudiants tout au long de leur parcours
• Assurer la gestion opérationnelle des enseignements des Masters
• Assurer la gestion et le suivi de la scolarité des étudiants des Masters

Activités
1/ Accueillir, accompagner et informer les étudiants tout au long de leur parcours

• Préparer et mettre en œuvre les journées de rentrée, d'accueil et d'information des étudiants
• Mettre à jour et diffuser les documents d'information relatifs à la scolarité
• Répondre aux questions des étudiants sur les différentes étapes de leur parcours
• Relancer, lorsque cela est nécessaire, les étudiants afin d'obtenir les pièces ou informations indispensables au traitement de leurs dossiers

2/ Assurer la gestion opérationnelle des enseignements des Masters opérés par Télécom SudParis pour IP Paris

• Intégrer et mettre à jour les données nécessaires à l'organisation des enseignements dans les systèmes d'information
• Recueillir auprès des directeurs de programmes, des responsables d'UE et des enseignants-chercheurs les informations nécessaires à la programmation annuelle des enseignements
• Saisir et mettre à jour les calendriers et les emplois du temps, et effectuer les réservations d'espaces nécessaires au déroulement des enseignements
• Prendre en compte les modifications de programmation et réaliser les ajustements nécessaires dans les outils et documents de planification
• Mettre à jour les fiches programmes et les planifications partagées avec Télécom Paris, à partir des informations transmises et validées par les responsables pédagogiques
• Saisir, actualiser et diffuser les informations pédagogiques relatives à l'organisation des enseignements dans les systèmes d'information et auprès des parties prenantes concernées

3/ Assurer la gestion et le suivi de la scolarité des étudiants des Masters et PhD Track opérés par Télécom SudParis

• Réaliser les inscriptions pédagogiques, mettre à jour les dossiers individuels et tenir à jour les listes d'étudiants
• Recueillir et saisir les notes dans les outils de scolarité
• Préparer les éléments nécessaires à l'organisation des jurys
• Mettre en œuvre les décisions des jurys et établir les relevés de notes, attestations et autres documents de scolarité
• Contrôler et suivre les contrats de formation de la Graduate School
• Enregistrer et suivre les demandes de dispense, les absences et les situations administratives particulières des étudiants
• Échanger avec les gestionnaires de scolarité de Télécom SudParis et de Télécom Paris afin d'assurer la continuité et la cohérence du traitement des dossiers étudiants
• Configurer et mettre à jour les cours afin de permettre l'alimentation du système d'échange des données