Chargé(e) de communication, gestion de projet et coordination (H/F)

Description du poste
Au sein d'une ESN spécialisée dans le conseil en systèmes d'information, vous occupez un poste polyvalent alliant gestion de projet, administration, administration des ventes, ressources humaines et communication. En lien direct avec la Direction et les équipes opérationnelles, vous participez à la coordination des activités de l'entreprise, au suivi des collaborateurs et à l'amélioration continue des processus internes.

Vos missions principales

1. Gestion de projet et support opérationnel

• Assurer le suivi administratif et opérationnel des projets en lien avec les équipes internes, les consultants, les clients et les partenaires
• Participer à la planification, au suivi des prestations, des échéances et des livrables, tout en veillant à la bonne coordination des différents intervenants
• Contribuer à la préparation des dossiers commerciaux, des réponses aux appels d'offres et à la mise à jour des supports de présentation des consultants
• Participer à l'amélioration continue des processus et des outils de gestion de l'entreprise

1. Gestion administrative

• Assurer la gestion administrative quotidienne de l'entreprise ainsi que le suivi et l'archivage des documents contractuels et réglementaires
• Préparer les contrats, avenants, attestations et différents documents administratifs en lien avec les collaborateurs et les partenaires
• Gérer les achats, les services généraux, les commandes de matériel, les notes de frais ainsi que les relations avec les fournisseurs et organismes externes
• Organiser les réunions, assurer le suivi des dossiers administratifs et veiller au bon fonctionnement des activités internes

1. Administration des ventes

• Assurer le suivi administratif des commandes, des projets et des prestations dans l'ERP de l'entreprise
• Contrôler les comptes rendus d'activité (CRA), préparer la facturation clients et enregistrer les factures fournisseurs
• Assurer le suivi des règlements, des paiements et veiller à la fiabilité des données administratives et financières
• Mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs de suivi de l'activité

1. Ressources humaines

• Participer au recrutement, depuis la rédaction des offres jusqu'à la présélection des candidats et l'organisation des entretiens
• Assurer la gestion administrative du personnel: contrats, onboarding, paie, congés, visites médicales, mutuelle, formation et autorisations de travail
• Accompagner les collaborateurs tout au long de leur parcours au sein de l'entreprise et participer au suivi des actions RSE et de la marque employeur
• Organiser les événements internes et contribuer au développement de la qualité de vie au travail

1. Communication

• Concevoir, rédiger et diffuser les communications internes et externes de l'entreprise
• Mettre à jour les supports de communication, les réseaux sociaux et les contenus digitaux en cohérence avec l'identité de MaLink
• Participer à la valorisation des projets, des expertises de l'entreprise et des actions de communication institutionnelle
• Contribuer à l'organisation des événements internes et externes ainsi qu'à la promotion de la marque employeur