Responsable administratif et financier H/F
Vous serez en charge d'assurer le suivi administratif et technique des activités du service. Il contribue à l'organisation, à la coordination des acteurs internes et externes, au suivi de la démarche qualité et à l'amélioration continue des pratiques. Il participe à la communication avec les partenaires institutionnels et veille à la conformité documentaire de l'établissement. Missions principales 1- Organisation et gestion administrative. - Assurer le suivi administratif des activités du service. - Collecter, traiter et mettre à jour les données nécessaires au fonctionnement de la structure. - Préparer les tableaux de bord et les indicateurs de l'activité; - Participer à l'organisation et à la planification des actions du service. - Veiller au respect des procédures internes. 2- Communication et coordination - Assurer l'interface entre la structure et les différents organismes partenaires (Conseil Départemental,, caisses de retraite, mutuelles,, partenaires médico-sociaux, etc.). - Centraliser et transmettre les informations nécessaires aux interlocuteurs internes et externes. - Participer aux réunions de coordination et assurer le suivi des actions décidées. - Faciliter la circulation de l'information entre les services et les partenaires. - Répondre aux sollicitations administratives des organismes de tutelle et partenaires. - 3- Suivi qualité et amélioration continue - Collaborer étroitement avec la référente qualité dans le déploiement de la démarche qualité. - Participer au suivi des indicateurs qualité et à l'analyse des résultats. - Contribuer à la préparation des évaluations, audits et contrôles. - Participer à l'identification des dysfonctionnements et proposer des actions correctives et préventives. - Assurer le suivi des plans d'amélioration continue. - Veiller à la mise en œuvre et à l'actualisation des procédures qualité. 4- Gestion documentaire - Rédiger, mettre à jour et diffuser les documents nécessaires au fonctionnement du service: procédures; modes opératoires; formulaires; comptes rendus; notes de service; supports de communication, inclus les réseaux sociaux; rapports et bilans d'activité. - Garantir la conformité, l'accessibilité et l'archivage des documents. - Assurer la traçabilité des modifications documentaires. 5- Appui technique et opérationnel - Apporter un soutien technique aux équipes dans l'application des procédures. - Participer à la résolution des problématiques organisationnelles. - Contribuer à l'optimisation des pratiques et des outils de gestion. - Participer aux projets transversaux de la structure.
Débutant accepté, Bac+3, Bac+4 ou équivalents, E, Connaissance de l'écosystème sanitaire, médico-social et social, S, Techniques de communication interpersonnelle, S, Animer, coordonner une équipe, S, Communiquer avec l'entourage de la personne accompagnée, S, Effectuer le suivi administratif (pointages, etc.) et définir les plannings, S, Encourager une communication efficace au sein de l'équipe, S, Organiser des actions de communication interne, S, Organiser le travail d'une équipe, S, Proposer des innovations pour améliorer la qualité de service, S, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, S, Sensibiliser le personnel à l'organisation, la qualité, la sécurité, S, Utiliser les outils digitaux (communication, applications, objets connectés), S