Gestionnaire administratif (H/F)

RESPONSABILITÉS:

L'UFR STAPS est l'une des composantes de l'Université Claude Bernard Lyon 1. Elle participe à la production et à la diffusion de connaissances scientifiques et techniques dans le cadre des Sciences du Sport. Elle propose des formations scientifiques, techniques et professionnelles et accueille environ 3000 étudiants. Le service scolarité de l'UFR STAPS assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants en lien avec les responsables de formations, les services centraux de la composante et ceux de l'UCBL.
Description du poste:
Dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur, le ou la gestionnaire assurera la gestion administrative des étudiants de L1 et L2 STAPS en soutien de l'équipe déjà en poste. Il ou elle assurera également, en autonomie, le suivi administratif des étudiants des parcours LAS de l'UFR et celles des étudiants du M1 et M2 EOPS parcours MUSKLE.
Activités principales:

• Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes (accueil physique, téléphone, courriels)
• Exécuter au quotidien les actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la scolarité des étudiants de L1-L2 et des parcours LAS: inscriptions administratives et pédagogiques
• Importer les notes des étudiants sur Apogée et vérifier les calculs automatiques de moyennes ainsi que les compensations et validations d'UEs et de blocs de compétences
• Préparer les examens: dupliquer les sujets, préparer les PV d'examens, les listes d'émargement, assurer le suivi logistique le jour des épreuves > Préparer les documents de jury, éditer les relevés de notes et attestations de réussite
• Traiter les dossiers de candidatures eCandidat L2: actualiser le questionnaire Lime Survey, vérifier les pièces, relancer les candidats pour pièces manquantes, mettre à jour le tableau de suivi
• Assurer le suivi administratif des stages des étudiants de L2 et de M1 et M2 EOPS parcours Muskle ainsi que des stages volontaires des étudiants de L1: contrôle de la conformité des conventions, gestion des avenants, archivage
• Réaliser le contrôle d'assiduité des étudiants boursiers

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés:
Apogée,Ecandidat, parcoursup, Monstage, ADE, Tomuss

PROFIL RECHERCHÉ:

Compétences attendues:

• Avoir une bonne expression écrite et orale
• Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels de gestion administrative
• Être capable d'organiser et de planifier son travail de manière autonome et en équipe
• Appliquer le cadre réglementaire national et commun à l'établissement en matière de formation et de vie étudiante
• Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l'activité Avoir des capacités d'adaptation et de polyvalence
  Connaissances:
• Connaitre les techniques d'accueil téléphonique et physique adaptées à différents publics
• Connaitre les techniques de communication et d'élaboration de documents
• Connaitre l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur serait un plus
  Savoir être:
• Avoir des aptitudes relationnelles et le sens du travail en équipe
• Être réactif
• Etre rigoureux
• Savoir rendre compte
• Savoir gérer les situations sensibles > Savoir faire preuve de discrétion professionnelle et respecter la confidentialité

Poste à pouvoir dès le 01/09/2026
Le poste est ouvert aux contractuels et aux titulaires de catégorie C
Rémunération mensuelle brute: 2110.42€
En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de:

• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,...
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l'université