Assistant-e administratif-ve - Chargé-e d'Accueil - Gestionnaire cours publics à temps complet (H/F)

RESPONSABILITÉS:

Suite au départ pour détachement d'1 an de la titulaire du poste, l'EESAB recrute en CDD, un.e assistant.e administratif.ve, chargé.e d'accueil et gestionnaire des cours publics. Sous la responsabilité du responsable administratif du site de Rennes, l'agent assure l'accueil des publics et la gestion des cours publics.

Accueil téléphonique

• Renseigner les usagers sur les modalités d'admission et les différents cours et les parents et étudiants sur les démarches.

Accueil physique

• Renseigner, orienter les publics
• Encaisser les ventes de matériaux
• Réaliser ponctuellement des photocopies pour les enseignants

Traitement et diffusion de l'information

• gestion du courrier physique et mail
• Affichage des informations
• Assurer la signalétique temporaire dans l'école en fonction du calendrier.

Gestion des salles et véhicules

• Gérer les salles pour l'enseignement supérieur et les cours publics et partenaires extérieures
• Gérer les réservations de matériel
• Gérer les réservations de véhicules et les ordres de mission liés.

Cours Publics

• Participer à la communication des cours publics avec les enseignant-es et la chargée de communication
• Traiter les inscriptions
• Contribuer aux enregistrements comptables et administratives en lien avec l'assistante comptable
• Tenir à jour le tableau de suivi
• Gérer les modèles (candidatures, dossiers, contrats, RDV relevés d'heures).

Éducation artistique et culturelle

• Participer à la mise à jour de la communication avec l'enseignante référente EAC et la chargée de communication
• Participer aux réunions
• Assurer le suivi avec les établissements scolaires et structures partenaires, en lien avec l'enseignante cours publics (accueil de groupes, interventions extérieures d'enseignants et d'étudiants, etc)
• Tenir à jour le tableau de suivi (recettes, effectifs, taux de remplissage, équilibre budgétaire) en lien avec le Responsable de l'administration
  Secrétariat de direction
• Gérer l'agenda de la directrice: organiser les réunions, fixer les rendez-vous, procéder aux alertes nécessaires.
• Assurer la préparation des Conseils de site en lien avec la Directrice (émargement, calendrier, diffusion des ordres du jour et compte-rendu)
  Archives
• Référent sur la gestion des archives physiques (Gestion de la salle des archives, garant-e des bonnes procédures d'archivage, lien avec la Feuille d'érable pour le recyclage papier et avec les archives départementales).

Missions de sécurité

• Chargé d'évacuation en binôme avec le concierge

PROFIL RECHERCHÉ:

Connaissances générales (savoir):

• Connaissances générales du fonctionnement de l'enseignement supérieur

Compétences pratiques (savoir-faire):

• Maîtrise de l'informatique (Word, Excel, Powerpoint)
• Capacité d'adaptation à des progiciels (pédagogie, comptabilité,...) et l'utilisation des plateformes en ligne (logiciel de réservations de transport, France Travail, plateformes CROUS, BIMPLI...)

Qualités professionnelles (savoir-être):

• Avoir un excellent sens du contact (avec les usagers: étudiants, enseignants, personnel technique, public extérieur)
• Aimer travailler en équipe
• Rigueur dans le suivi des dossiers
• Sens de l'organisation du travail
• Discrétion
• Sens du service public
• Sensibilité à la lutte contre les VHMSS
• Intérêt pour l'Art et les écoles d'Art apprécié

Contraintes particulières:
Congés en fonction du calendrier des vacances scolaires déterminés par l'établissement
Pièces du dossier de candidature:
Lettre de motivation accompagnée d'un CV
Date d'entretien: 4 septembre 2026