Secrétaire de direction (H/F)

L'Association PRADO BOURGOGNE, dans le cadre du projet d'ouverture du Village des Enfants à St Gengoux Le National, recrute 1 Secrétaire de direction H/F
Missions principales

1. Gestion administrative et suivi des dossiers assurances

• Assurer le suivi des dossiers d'assurances.
• Gérer et suivre les fiches d'événements indésirables.

1. Gestion administrative du personnel
   En lien avec le service des Ressources Humaines de la Direction Générale:

• Constituer les dossiers d'embauche et assurer leur mise à jour.
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers du personnel (format papier et numérique).
• Rédiger les contrats de travail et les avenants.
• Assurer le suivi des congés et absences et la saisie des variables de paie.
• Participer au suivi et à la diffusion des offres d'emploi.
• Tenir à jour les statistiques, tableaux de bord et organigrammes de la structure

1. Gestion comptable et financière

• Gérer la caisse principale: tenue du cahier de caisse; enregistrement des recettes et dépenses dans le logiciel comptable; classement des justificatifs; réalisation des inventaires physiques.
• Assurer la gestion de l'argent de poche des jeunes à l'aide du logiciel dédié et son suivi comptable.
• Contrôler et suivre les notes de frais.
• Établir les chèques conformément aux procédures en vigueur.
• Vérifier la conformité des pièces comptables (bons de commande, bons de livraison, factures) et transmettre les pièces justificatives et documents comptables au siège de l'association pour traitement.

1. Secrétariat et accueil

• Assurer le secrétariat de direction.
• Organiser et suivre l'activité administrative courante, assurer le suivi du planning d'occupation des salles, gérer les fournitures de bureau.
• Réceptionner, traiter et distribuer le courrier entrant et sortant.
• Participer à l'élaboration et à la mise à jour de documents institutionnels (rapports annuels, programmes d'activités, démarche qualité, etc.).
• en relais de la secrétaire enfance: Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et visiteurs, tenir le standard téléphonique.
  1 - Compétences et savoir-être:
• Savoir être:
  o Rigueur, discrétion et sens de l'organisation.
  o Capacités rédactionnelles et relationnelles.
  o Accueil du public et gestion des priorités.
• Savoir-faire:
  o capacité d'adaptation, et de hiérarchisation des tâches,
  o respect strict de la confidentialité des dossiers
  o savoir communiquer efficacement et relayer l'information aux bons interlocuteurs

3 - Profil recherché / Formation

• BAC secrétariat ou niveau BTS
• Connaissance de la protection de l'enfance appréciée
• Bonne maitrise des outils informatique (Word, Excell, power point, canva) et connaissance des logiciels RH et compta du secteur cegi apprécié
• Transmission d'une attestation d'honorabilité obligatoire
• Poste à pourvoir à partir du 1er décembre 2026
• Date limite de candidature: 12/09/2026. Étude des candidatures du 13 au 20 septembre et convocations envoyées à partir du 21 septembre par mail ou courrier. Aucune réponse par téléphone. Merci de bien vouloir noter la référence et l'intitulé du poste de l'offre à laquelle vous postulez dans l'objet de votre mail. Référence de l'offre: 2026-VE-39